* رضا احمدی رودکی
صنف دفاتر اسناد رسمی، به عنوان نهادهای قضایی-اجرایی کهن و ریشهدار در نظام حقوقی ایران، امروز در میانه دنیایی سرشار از تحولات شتابان فناورانه و تغییرات اجتماعی عمیق قرار گرفتهاند. این دفاتر که بیش از یک قرن پل ارتباطی میان مردم و نظام حقوقی کشور بودهاند، اکنون با چالشهای متعدد و پیچیدهای روبرو هستند که بقا و کارآمدی آنها را در آینده تحت تاثیر قرار میدهد. یکی از عمدهترین این چالشها، مقاومت در برابر تحول دیجیتال و عدم همگامی با پیشرفتهای فناورانه است. در حالی که بسیاری از کشورها به سمت ثبت کامل الکترونیک اسناد حرکت کردهاند، در ایران هنوز فرآیندهای کاغذی و حضوری غالب هستند. این امر نه تنها باعث طولانی شدن فرآیندها، افزایش هزینهها و اتلاف منابع میشود، بلکه در بلندمدت میتواند به کاهش اعتماد و رضایت مراجعان بینجامد. علاوه بر این، قوانین و مقررات حاکم بر فعالیت این دفاتر در بسیاری موارد قدیمی، ناکارآمد و بعضاً متناقض هستند. تعارض قوانین، پراکندگی مقررات و عدم روزآمدی آنها با نیازهای پیچیده جامعه امروز، از موانع جدی در مسیر ارائه خدمات سریع و مطمئن به شمار میروند.
ساختار سنتی، مدیریت متمرکز و بوروکراسی پیچیده حاکم بر این صنف نیز خود به عنوان چالشی بزرگ عمل میکند. این ساختارها که بر اساس الگوهای اداری دههها پیش طراحی شدهاند، انعطاف لازم برای پاسخگویی به نیازهای پویای امروز را ندارند. از سوی دیگر، مسئله منابع انسانی نیز نیازمند توجه فوری است. کمبود نیروی انسانی متخصص و آموزشدیده، به ویژه در حوزههای فناوری اطلاعات و حقوق تخصصی، و همچنین ناکارآمدی در نظام جذب و بهکارگیری سردفتران و کارکنان، از ضعفهای اساسی این حوزه محسوب میشود. از منظر اقتصادی نیز این صنف با مشکلاتی مواجه است.
در بعد اجتماعی و فرهنگی، میتوان به عدم آگاهی کافی جامعه از نقش دقیق و اهمیت حقوقی دفاتر، و مقاومت فرهنگی در برابر تغییر و نوآوری از سوی برخی اصناف قدیمی اشاره کرد. همچنین، با حرکت اجتنابناپذیر به سمت دنیای دیجیتال، نگرانیهای جدی در مورد امنیت اطلاعات، حفظ حریم خصوصی شهروندان و محرمانه ماندن اسناد الکترونیکی به وجود آمده است که حل آن نیازمند زیرساختهای امنیتی قدرتمند و فرهنگسازی مناسب است. برای فائق آمدن بر این چالشهای درهمتنیده، نیازمند مجموعهای از اقدامات هماهنگ، برنامهریزیشده و جسورانه هستیم. اولویت نخست، آغاز تحولی دیجیتال واقعی و همهجانبه است. این تحول مستلزم ایجاد یک سامانه یکپارچه ملی برای ثبت، نگهداری و استعلام الکترونیک اسناد، الزامسازی استفاده از امضای دیجیتال معتبر برای تمامی طرفین، و توسعه گسترده خدمات غیرحضوری از طریق پلتفرمهای امن و کاربرپسند است. همچنین، اتصال الکترونیک دفاتر اسناد رسمی به نهادهای مرتبطی مانند سازمان ثبت اسناد، ثبت احوال، سازمان امور مالیاتی و بانکها، میتواند چرخهای به هم پیوسته و کارآمد ایجاد کند که وقت و هزینه مردم را به شدت کاهش دهد.
ادامه در صفحه 2