[1]فصل جديد مديريت زمان مشكلترين مرحله مديريت زمان اجراي فعاليت مطابق اولويتهاست
08/08/1385
مجله Career Journal.com از قول يكي از پيشگامان دنياي اقتصاد آمريكايي ميگويد : موفقيت در دنياي كار و تجارت، اهميت خود را از كنترل و برنامهريزي زمان و تعيين برنامههاي دقيق براي خود و آنان كه طرف تجاري ما هستند، پيدا ميكند. بنابراين مديريت زمان همان مديريت بر خويشتن است. واقعيت آن است كه همه مردم به طور مساوي در يك هفته 168 ساعت وقت در اختيار دارند كه هر ساعت آن 60 دقيقه است، ولي آنچه باعث تفاوت بين افراد موفق با ديگران ميشود. اداره كردن صحيح زمان و تسلط يافتن بر آن است.
امروزه پس از مديريت اطلاعات، مديريت زمان به عنوان مهمترين شاخه علم مديريت محسوب ميشود. اين اهميت به حدي است كه پيتر دراكر، پدر علم مديريت نوين، معتقد است : هر كس نتواند زمان خود را مديريت كند، هيچ چيز ديگر را هم نميتواند مديريت كند.
مديريت زمان، مجموعهاي از فنون تكينكها را براي اداره صحيح زمان، پيشنهاد ميكند كه با به كارگيري اين مهارتها ميتوان به اين نتايج دست يافت. : شناسايي اهداف و دستيابي منطقي و نظاممند آن، تعيين اولويتها و فراهم آوردن دورنمايي بهتر از فعاليتها، افزايش اثربخشي فعاليتها، شناسايي و تسلط بر عوامل ضايعكننده وقت، كاهش تنشهاي ناشي از كار زياد و به دست آوردن فرصتهاي بيشتر براي فعاليتهاي شخصي و خانوادگي.
مديريت زمان تاكنون چهار نسل را پشت سر گذاشته است كه اين نسلها در برگيرنده سير تكاملي اين علم هستند. روند رشد اين نسلها به شرح زير است :
نسل اول
پديد آمدن چك فهرستهايي براي نوشتن فعاليتها و علامتگذاري آنها
نسل دوم
انجام فعاليتها بر اساس جدول زماني
نسل سوم
تعيين اهداف و اولويتبندي فعاليتها بر اساس فوريت آنها و استفاده از برنامهريزي روزانه
نسل چهارم
تعيين اهداف و اولويتبندي فعاليتها بر اساس اهيمت و فوريت آنها
در آخرين نسل از مديريت زمان در اولويتبندي علاوه بر فوريت، بر اهميت فعاليتها نيز تأكيد ميشود و بيشتر تمركز بر روي اهداف و نتايج دراز مدت است.
مديريت موفق زمان، مديريت اولويتها است. از اين رو در نسل چهارم مديريت زمان، تلاش بر روي شناسايي پيش نيازها است. تنظيم اولويتها، مزاياي فراواني در زندگي افراد دارد.
80 درصد از موفقيتهاي افراد به واسطه 20 درصد از فعاليتهاي آنان به دست ميآيد. اين رابطه 20-80 نخستين بار توسط يك اقتصاددان ايتاليايي به نام ويلفردو پاراتو در قرن نوزدهم ميلادي ارائه و به قانون پاراتو معروف شده است.
در مديريت موفق زمان، اثر بخشي (Effectiveness) بيش از كارايي (Efficiency) مورد توجه قرار دارد. براي اثر بخش بودن، ابتدا بايد فعاليت درست را شناسايي كرده و تلاش در انجام آن داشت و براي افزايش كارايي بايد كار درست را به بهترين نحو انجام داد.
در نسل چهارم مديريت زمان، فعاليتها در چهار گروه زير اولويتبندي ميشوند (ماتريس مديرت زمان) :
1- اين فعاليتها از اهميت و فوريت بالايي برخوردارند و مهمترين بخش در مديريت زمان محسوب ميشوند. اين فعاليتها بيشترين اولويت را دارند و تا زماني كه به اين كارها رسيدگي نشود، به هيچ يك از فعاليتهاي بعدي نبايد پرداخت.
2- اين فعاليتها از اهميت زياد و فوريت كمي برخوردارند و ميتوان آنها را با تأخير به انجام رساند.
3- اين فعاليتها از اهميت كم و فوريت زيادي برخوردارند ولي بخش بزرگي از زمان افراد را به خود اختصاص ميدهند و دامهايي براي سرگرم ساختن بيهوده افراد محسوب ميشوند. اين فعاليتها ميتوانند توسط افراد ديگر نيز انجام شوند و قابليت واگذاري به ديگران را دارند.
4- اين فعاليتها از اهميت و همچنين فوريت كمي برخوردارند و ميتوان از آنها به راحتي صرفنظر كرد.
از سوي ديگر، يك فرآيند كامل مديريت زمان شامل چهار مرحله شناسايي و تعيين اهداف، اولويتبندي فعاليتها، اجراي اولويتها، ارزيابي نتايج است.
طبق اين تقسيمبندي، اولين قدم در مديريت زمان، تعيين اهداف است. زماني يك فعاليت از اثربخشي لازم برخوردار است كه در جهت اهداف تعيين شده باشد. تعيين اهداف، نوعي سرمايهگذاري براي شروع مؤثر مديريت زمان است.
دومين مرحله در مديريت موفق زمان، اولويتبندي فعاليتهايي است كه فرد با آنها درگير است. اين اولويتبندي بر مبناي ماتريس نسل چهارم مديريت زمان (گروههاي A,B,C,D) انجام ميپذيرد. به منظور تعيين اولويتها، شما بايد فعاليتهاي خود را بنويسيد و آنها را برنامهريزي كنيد. يك شبانهروز كوچكترين واحد زماني براي يك برنامهريزي است. در صورت عدم توانايي برنامهريزي روزانه، برنامهريزي براي زمانهاي طولانيتر ممكن نيست.
يك برنامهريزي مؤثر بايد شامل آنچه شما به آن نياز داريد و يا تصميم داريد كه انجام دهيد، باشد و همچنين بايد فعاليتهايي در آن گنجانده خود كه شما قادر به انجام هستيد.
سومين و مشكلترين مرحله در يك فرآيند مديريت زمان، اجراي فعاليتها طبق اولويتهاي تعيين شده است. معمولاً عوامل زيادي باعث اجرا نشدن موفق برنامه و اتلاف وقت ميشود. از جمله اين عوامل ميتواند تماسهاي تلفني مكرر، ملاقاتهاي بدون وقت قبلي، عدم تفويض اختيار يا تفويض اختيار نامناسب، جلسات طولاني، مسافرتهاي بيش از حد، به تعويق انداختن كارهاي مشكل، نبود نظم شخصي، مشكل در گفتن كلمه نه، اجتماعي بودن بيش از حد و ضعف در مهارت گوش دادن باشد.
آخرين اقدام در مديريت زمان، ارزيابي نتايج است. در اين مرحله به بررسي نحوه انجام فعاليتها ميپردازيد و اينكه به چه اهدافي دست يافتيد؟ به چه اهدافي دست نيافتيد؟ چند بار در فعاليتهايتان وقفه ايجاد شد و علت هر كدام چه بود؟ ارزيابي و ثبت نتايج، در برنامهريزيهاي موفقتر در آينده به شما كمك خواهد كرد و اين برنامهها را با واقعيت منطبقتر خواهد كرد. يكي از تكنيكهاي توصيه شده براي مديريت زمان، در نظرگيري مدت زمان توأم با آرامي و سكوت (Quiet Time) است. در اين مدت زماني كه ميتواند يك ساعت يا بيشتر باشد، ميتوانيد به انجام كارهايي مثل كار كردن روي يك سخنراني، نوشتن يك گزارش يا مقاله، طرحريزي براي فعاليتهاي تجاري آينده، شناسايي اهداف كوتاه مدت و بلند مدت، طراحي يك استراتژي بازاريابي، آمادهسازي يك برآورد يا قرارداد و كاغذ بازيها بپردازيد. زماني است كه ميتوانيد اهداف خود را بررسي كنيد و طرحي براي پيروزي و دستيابي به آنها بريزيد.
اين زمان بايد در موقعيت از روز باشد كه كارايي شما بالا باشد. زمان خود را براي يك چنين برنامهاي تنظيم كنيد و براي پرداختن به آن بها دهيد. اگر شرايط ومسائلي شما را از پرداختن به اين زمان خاص بازميدارد، وقت ديگري در طول روز به آن اختصاص دهيد. اگر اتاقي اختصاصي نداريد كه در آن را ببنديد و به Quiet Time بپردازيد، كافي است شخصاً به تلفنهاي خود پاسخ نگوييد و مراجعهكنندگان را به همكاران خود عطف دهيد تا كاملاً آن زمان را به برنامههاي يا شده فوق اختصاص دهيد.
Quiet Time، ابزار مناسبي است تا از شما فردي فعال بسازد كه از زمان خود استفاه بهينه ميبريد و نشاندهنده شخصيت كاملاً متكي به سازماندهي شماست.
ليلا سعيدي
منبع : كارآفرين