[1]12 توصيه براي مشاوران مالي
06/07/1385
بيشتر مشاوران مالي ميگويند در پي ايجاد كاري پردرآمد هستند كه آنها را به اهداف و ايدهآلهايشان نزديك سازد. اما تنها تعداد اندكي از آنها در اين مسير گام برميدارند. آنها با اينكه افراد پرمشغلهاي به نظر ميرسند به عقيدهي من بيشتر درگير پديدهاي به نام گريز از كار هستند. اگر شما هم جزء اين دسته از افراد هستيد و ميخواهيد در كار و زندگي خود به موفقيت دست يابيد از كارگريزي پرهيز نماييد. رفتارهاي گريز از كار هر عملي را كه در جهت خدماترساني به مراجعهكنندگان نباشد در برميگيرد. در ذيل توصيههايي جهت پرهيز از اين رفتار و بالا بردن بازدهي كار مفيد پيشنهاد شده است.
آنچه نبايد انجام دهيد
1- پيگيري اخبار مالي به صورت مستمر و مو به مو : برخي از مشاوران مالي بر اين عقيدهاند كه بايد مدام در جريان خبرهاي بازار و دنياي اقتصاد باشند. هر چند آنچه من قصد دارم بيان كنم با قضاوت عقل در تناقض است اما خوب به اين نكته توجه نماييد : مطالعه مجلات مالي و گوش دادن به اخبار مالي راديو و تلويزيون امري كاملاً بيهوده است. زيرا در اين ساعات از كار هوشمندانه يا ارتباط با مراجعين دور هستيد. با خبر بودن از مسائل دنياي اقتصاد و امور مالي تنها براي كساني ضروري است كه مديريت پول را بر عهده دارند برخي از مشاوران مالي فراموش كردهاند كه آنها كارشناس بيمه، حسابدار، وكيل يا مدير امور پولي نيستند.
2- اتلاف وقت براي آماده شدن در زمينه غير تخصصي : من عقيده دارم هر كس فقط بايد كاري را انجام دهد كه فقط در حوزه تخصصي اوست. بنابراين اگر كاري در تخصص فرد ديگري است بايد به او واگذار شود. پيروي از اين قانون موجب ميشود بعضي از كارها را به ساعات پرمراجعه واگذار كرد و بعضي ديگر را به ساعات كم مراجعه. به طور نمونه، شركتها بايد زماني را براي ذهنيتسازي در مورد شركت و نحوه عملكردشان اختصاص دهند. اما سؤال اينجاست كه چه وقت بايد به اين كار پرداخت؟ مطمئناً پاسخ اينست كه در ساعات كم مراجعه. متأسفانه بسياري از مشاوران در ساعات مفيد به جاي رسيدگي به ارجاعات به طراحي بروشور، وب سايت يا تنظيم برنامههاي بازاريابي ميپردازند. عاقبت نيز حاضر نيستند وقتي براي بار هفدهم مشغول دوباره نوشتن دفترچههاي تبليغاتي هستند آن را كنار بگذارند!
3- جستجوي اطلاعات غير ضروري : شكل ديگر گريز از كار جستجوي اطلاعات غير ضروري و فراتر از نياز مشتريان است. برخي از مشاوران در مورد هر تغيير و تحولي در حوزه صنعت خدمات مالي به مطالعه ميپردازند يا در برنامههاي آموزشي و جلساتي كه با شيوه جذب مشتري و روش كاري آنها انطباق نداردشركت ميجويند. حال سؤال اينست : آيا شما واقعاً براي جذب مشتري و عملكرد خود شيوهاي داريد؟ از آنجا كه اغلب مشاوران در اين خصوص شيوه مشخصي ندارند سعي ميكنند در جلسات گوناگون و متعدد حاضر شوند. آنها بين آنچه برايشان لازم و غير لازم است تمايز قائل نميشوند. اندك هستند مشاوراني كه با برنامههاي از پيش تعيين شده در جلسات مورد نياز شركت ميكنند. در نتيجه اكثر مشاوران با انبوهي از كاغذها و يادداشتها كه به سرعت هم به فراموشي سپرده ميشوند از اين جلسات بيرون ميآيند. بنابراين پيش از حضور در سمينار با جلسه بعد صادقانه از خود بپرسيد با اين كار از وقت خود بهترين استفاده را ميكنيد يا ميخواهيد از كار فرار كنيد؟
4- صحبت كردن به جاي عمل : بسياري از مشاوران ساعات پرمراجعه بيشماري را به صحبت كردن درباره آنچه ميخواهند انجام دهند ميگذرانند. خود من زمانيكه به مشاوره ميپرداختم اين مسأله را بارها تجربه كرده بودم. براي نمونه، بسيار ديده ميشود كه يكي از ديگر مشاوران 5 تا 8 بار در ساعت به دفتر من بيايد و از من چيزي بپرسد يا درباره مسئلهي كاملاً غير مرتبطي با من صحبت كند. براي حل اين مشكل من ابتدا سعي كردم با نصب يادداشتي روي در مانع اين كار شوم، اما مؤثر واقع نشد. بنابراين مجبور بودم صندلي خود را پشت در قرار دهم و با مسدود كردن در، كارهايم را انجام دهم. اگر اين كار را نميكردم، مرتباً برايم مزاحمت ايجاد ميشد.
ساعات پرمراجعه براي رسيدگي به امور مراجعين پيشين و يافتن مراجعهكنندگان جديد است.
5- سلب اختيار از كارمندان هنگام مواجه با مشكلات : بسياري از مشاوران اختيارات لازم جهت حل مشكلات را در اختيار كارمندان خود قرار نميدهند. در نتيجه ناآگاهانه موفقيت را از خود ميگيرند. مسلماً شكايت كردن از كارمندان و انجام كارهاي آنان به مراتب آسانتر از انجام وظايفي است كه خود مشاوران عهدهدار آن هستند، از جمله پيگيري ارجاعات. مديريت پول، نوشتن برنامههاي مالي يا انجام هر كاري كه در خارج از شركت قابل انجام است مانند امور مربوط به ماليات، بيمه يا تصميمات قانوني در ساعات پرمراجعه گريز از كار محسوب ميشوند.
6- لحظه به لحظه زيرنظر داشتن مراجعين : ارتباط مراجعهكننده با مشاور به جز در مواقع اضطراري بايد طبق يك برنامه زمانبندي مشخص صورت پذيرد. آمارها نشان ميدهد موفقترين مشاوران يا مراجعين خود سالانه 28 بار در ارتباط هستند. اين ارتباط 12 بار در سال به صورت ماهانه و مكتوب، 4 بار به صورت هر 3 ماه يكبار و به طور حضوري و 12 بار در قالب ارتباطات فوق برنامه مانند تماسهاي تلفني ماهانه، خبرنامههاي غير مالي و ارتباطات شفاهي يا كتبي ديگر صورت ميگيرد. ارتباط مشاور با مراجعه كننده بايد به صورت برنامهريزي شده انجام شود، در غير اين صورت گريز از كار تلقي ميشود.
آنچه بايد انجام دهيد
1- خود مراجعين را مسئول آنچه مورد تقاضاي آنهاست قرار دهيد : به گفته مشاوران موفق اولين اولويت در امر مشاوره پاسخگو دانستن مراجعهكننده براي انجام چيزي است كه او را به هدفش نزديك ميسازد. مشاور و مراجعهكننده معمولاً در ارتباطات خود كند ظاهر ميشوند. گفتگوهاي آنان معمولاً حول توجيه و ارائهي دليل براي امور غيرمعقولي است كه اساساً قابل توجيه نيستند. مسائلي مانند : «چرا بازار اين روند را در پيش گرفته است؟» «وضع بازار در آينده چگونه خواهد بود؟» «با توجه به وضعيت آتي بازار چه بايد كرد؟» اكثر مشاوران با پاسخگويي به اين سئوالات تنها وقت تلف ميكنند. اما مشاوران موفق واقعيت را ميگويند : «من در اين مورد نظري ندارم. فقط ميدانم اگر پول خود را در اين راه، براي اين مدت زمان سرمايهگذاري كنيد و طبق برنامه پيش رويد به نتايج مطلوب خود دست مييابيد». مشاوران زبردست به اين شيوه عمل ميكنند و با اذعان به اين واقعيت كه ما نميدانيم در آينده چه ميشود مراجعين را به اهدافشان نزديك ميسازند. من هميشه ميگويم موفقيت كار به شرايط جاري بستگي دارد. اگر مشاور اين ذهنيت را ايجاد كند كه در مورد آينده به نوعي اطلاعات جادويي دسترسي دارد، دير يا زود مرتكب اشتباه ميشود و مراجعهكننده به اين دليل كه او قدرت پيشبيني آينده را ندارد ديگر به سراغش نميرود.
2- مراجعين جديد را به طور شفاف و دقيق توجيه نماييد : موفقترين مشاوران براي توجيه مراجعين جديد در مورد اهداف، ارزشهاي واقعي و امور رايج، زمان قابل توجهي اختصاص ميدهند. به طوريكه مراجعهكننده ميتواند تصميم هوشمندانهاي جهت استخدام مشاور براي تنظيم برنامه مالي كامل و همه جانبهاي اتخاذ نمايد. اين اقدام اساسي را هرگز ناديده نگيريد. فراموش نكنيد تا زمانيكه از ارزشها و دلايل مهم بودن آنها براي مراجعين خود آگاه نباشيد نميتوانيد به آنها كمك كنيد.
3- بر مراجع افراد مراجعهكنندهتان نظارت داشته باشيد : مشاوران موفق براي ايجاد برنامهاي كه مراجعين را هر چه بيشتر به اهدافشان نزديك سازد، به مراجع آنها در داخل و خارج از شركت توجه ويژهاي دارند. مراجعي مانند : مدير امور مالي، برنامهريز، كارشناس بيمه و كارشناس امور حقوقي و مالياتي. فراموش نكنيد ايجاد گروهي متخصص و كارآمد كه در تحقق وعدههايتان و عينيت بخشيدن به اهداف مراجعين ياري رسانتان باشند بر عهده شماست.
4- رسيدگي به ارجاعات را در دستور كار قرار دهيد : مشاوران موفق در پي آن هستند كه ستون ملاقاتشان هميشه پر باشد و با صرف كمترين وقت به بيشترين مراجعهكننده رسيدگي كنند. از ميان شيوههاي متعدد اين كار، كمهزينهترين و پرسرعتترين روش، رسيدگي به ارجاعات است. بنابراين اطمينان حاصل كنيد كه براي دريافت و پيگيري ارجاعات شبكه كارآمد و مؤثري داريد.
5- كارمندان شايسته و قابلي را به خدمت بگيريد : مشاوران موفق از كارمندان شايستهاي استفاده ميكنند و آنها را جهت توسعه نظام اجرايي و عملياتي موثر ميدانند. تعداد كارمندان به تعداد مراجعين و گستره كاري شما بستگي دارد.
6- ابتدا برنامه مالي خودتان را تنظيم كنيد : مشاوران براي مراجعين خود برنامه مالي تنظيم مي كنند اما خودشان هيچ وقت برنامهاي ندارند. به حرفهاي خودتان عمل كنيد. موفقترين مشاوران ابتدا برنامه شخصي خود را تنظيم ميكنند تا آسانتر بتوانند به اهداف خود دست يابند.