دزدان زمان
03/07/1385
بسياري از ما پس از پايان روز با نگاه مختصري که به فعاليت هاي روزانه خود مي اندازيم مشاهده مي کنيم که عليرغم گذراندن ساعت ها، کار خاصي انجام نداده ايم. اصطلاح نه چندان درستي که بنام مديرت زمان جا افتاده به ما ياد مي دهد که چگونه بهترين استفاده را از وقت و زندگي خود بعمل آوريم. چرا اين اصطلاح خيلي درست نيست؟ زيرا زمان متغيري نيست که قابل مديريت باشد بلکه اين ما هستيم که بايد رفتارهاي روزانه خود را مديريت کنيم.
در هر صورت براي مديريت بهتر فعاليت ها در طول روز بايد نسبت به آنها شناخت کامل داشته باشيم، همانطور که يک مربي تيم فوتبال براي مديريت تيم خود بايد نسبت به افراد تيم و بسياري موارد ديگر شناخت حاصل کند. يکي از قسمت هايي که بايد از آن شناخت کافي داشته باشيم، مواردي است که باعث اتلاف وقت ما طي روز مي شود. با شناخت از آنها مي توانيم آنها را از فعاليت روزانه حذف و يا به گونه اي مديريت کنيم که کمترين وقت را از ما بگيرند.
به مسائل زير دقت کنيد، بسيار از مديران به آنها "دزدان زمان" مي گويند :
در کار شما وقفه ایجاد می کند.. تلفنی که تماسهای
- افرادي که بصورت وقفه در حين انجام کار وارد معرکه مي شوند و کار شما را متوقف مي کنند.
- جلسات غير ضروري.
- کارهايي که مي توانيد به ديگران محول کنيد ولي با کمال تعجب اينکار را نمي کنيد.
- شک و دو دلي در اتخاذ تصميم و ايجاد يک مشغوليت ذهني براي اينکار.
- تمام نکردن کارها بصورت کامل و سر و کله زدن با تعداد زيادي کار نا تمام.
- صحب کردن با گروه براي به تفاهم رسيدن در حالي که مي توان با نمايند آن گروه به تنهايي صحبت کرد و به تفاهم رسيد.
- ادامه دادن صحبت هايي که به نتيجه خاصي منجر نمي شوند.
- نداشتن برنامه کاري روزانه.
- دخالت در کارهاي فني در حالي که آگاهي فني لازم را نداريد.
- خسته بودن و استرس داشتن.
- نا تواني در "نه" گفتن.
- ميز و محيط کاري شلوغ داشتن.
شما با کمي دقت به مواردي که در بالا به آنها اشاره شد بسادگي خواهيد ديد که به چه سادگي مي توانيد نکات بالا را مديريت کنيد. اگر دقت کنيد بسياري از موارد مطرح شده، خود از جمله کليد هايي براي رفع مشکلات ديگر مي باشند، بعنوان مثال تلفن براي ايجاد ارتباط سريع راه دور مي باشد، ورود افراد به اتاق شما يا برگزاري جلسات عموما" براي هماهنگي انجام کارها مي باشد و ... که به دليل عدم استفاده صحيح نه تنها کمکي در حل مشکلات ما نخواهند کرد بلکه خود براي ما مشکل جديدي خواهند آفريد.
برخي ديگر از موارد ذکر شده به ضعف برنامه ريزي و توانايي هاي شخصي خودمان برمي گردد، مانند عدم توانايي "نه" گفتن، نداشتن برنامه کاري، محيط کاري شلوغ و کثيف، ناتواني در به نتيجه رساندن بحث ها و ... که همه و همه به محدوديت توانايي ما برمي گردد.
راه حل بسيار ساده مي باشد، از يکطرف بايد توانايي هاي خود را بشناسيم و در حد خودمان از توانايي هايمان استفاده کنيم و از طرف ديگر بايد در رودربايستي را کنار بگذاريم. بايد تمرين کنيم که "نه" بگويم، وارد هر کاري نشويم، اگر سرگرم انجام کار مهمي هستيم تلفن هاي غير ضروري را جواب ندهيم يا افراد متفرقه را به حضور نپذيريم و ....
مشاهده مي کنيد که موضوع آنقدرها هم پيچيده يا دشوار نيست و شما با کمي سعي و اراده خواهيد توانست بهترين استفاده را از وقت خود بکنيد.