ارتباطات و فنآورى اطلاعات و نقش آن در نظارت كارآمد
(972 كلمه مجموعاً در اين متن موجود است) (329 بار خوانده شده است)
15/01/88 حميدرضا پرنيان بر كسى پوشيده نيست كه از جمله مسائل مهم در اداره امور اجرايى يك جامعه، تصميمگيرى است و كسى كه در مصدر اتخاذ يك تصميم قرار گرفته است، در زمانى قادر به اتخاذ روشى مناسب براى حل موضوعات ارجاعى خواهد بود كه دستگاه نظارت بر امور تالى، او را با اطلاعات صحيح از فرآيند در حال اجراى مجموعه زيردست، تغذيه نموده باشد. بنابراين بسيارى از دانش پژوهان بخش مديريت، بر اين باورند كه تصميمگيرى مترادف با مديريت و نظارت مهمترين بخش جوهر و ذاتى آن است. بديهى است كه تصميمگيرى به شيوهاى كارآمد، به خصوص در دنياى پيچيده كنونى، مستلزم به كارگيرى و برخوردارى از مقادر زيادى از اطلاعات مىباشد و در واقع اطلاعات به عنوان ابزارى راهبردى، ركنى مهم در تصميمسازى مديريت محسوب مىشود. بىشك اتخاذ روش يك مدير براى تصميمگيرى، بستگى به صحت و دقت اطلاعاتى دارد كه در زمان تصميمگيرى، در اختيار وى قرار دارد و البته كاملا واضح است كه به منظور جمعآورى دادههاى اوليه كه به دست پردازش سپرده خواهند شد، وجود يك سيستم كارآمد نظارتى بسيار ضرورى است. گستردگى تحولات و دگرگونىهاى داخلى و خارجى سازمانها، ضرورت اخذ تصميمات پيچيدهتر را براى مديران آشكار ساخته است، بطورى كه در حال حاضر، بدون دسترسى به سيستمهاى اطلاعاتى مديريت، تصميمگيرى به مفهوم علمى آن ممكن نمىباشد. يكى از متفكران عرصه مديريت، عدم اطمينان و پيشبينى ناپذيرى امور و تحولات را از بارزترين ويژگىهاى انتقال از محيط هاى ساده به پيچيده يا محيطهاى ايستا به پويا و اتخاذ تصميمات برنامهريزى نشده مىداند. حال آنكه به علت تراكم امور جارى و گستردگى شاخههاى عملياتى، يكى از روشهاى ايجاد يك نظارت كارآمد در امور اجرايى، استفاده از روشهاى رايانهاى و اتوماتيك نمودن امور كنترل در بازوهاى اجرايى است. لذا با توجه به شرايط كنونى حاكم بر سازمانها و جوامع، مديران بايد اهميت دسترسى به اطلاعات، به ويژه در رابطه با تصميمات برنامهريزى نشده و كاهش عدم اطمينان را درك نموده و در جهت دستيابى به اطلاعات دستهبندى شده و دقيق، صحيح و روزآمد، به عنوان يك آيتم اساسى در تصميمگيرى و يك منبع گرانبها در ايجاد روشهاى مديريتى و نظارت، اهتمام ورزند.
نقش اطلاعات در توسعه جوامع برنامه ريزى توسعه و پيشرفت آگاهانه اقتصادى و اجتماعى، تلاش ارزشمندى است كه نياز شديد به دانش و اطلاعات دارد و مىتوان آن را به عنوان نمود تصويرى كاربرد اطلاعات در توسعه دانست. اگر اجتماعات كنونى را به دو دسته توسعه يافته و در حال توسعه تقسيم نماييم، مشخصا به دو گروه ثروتمندان اطلاعاتى و فقراى اطلاعاتى برخورد مىكنيم. گروه اول، جوامعى هستند كه به ابزار پيشرفته و توسعه مسلحاند، و به عنوان محصول عصر اطلاعات تبديل شدهاند و پيشتاز ميدان تلقى مىگردند و ساير جوامع دنبالرو آنها خواهند بود. بديهى است كه اين جوامع به اهميت اطلاعات و نقش آن در كليه امور اعم از مديريت، نظارت و غيره پى بردهاند و از تسهيلات آن بهرهمندند و بيش از 50% اشتغال نيروى انسانى خود را در بخش صنايع اطلاعرسانى مستقر نمودهاند كه اين مورد بر اهميت موضوع مىافزايد. تا آنجا كه سهولت در دسترسى به اطلاعات را شاخص تعيينكننده در امر توسعه دانستهاند. در شرايطى اين چنين، جوامع در حال توسعه در صورتى كه علاقمند به كاهش فاصله عميق خود با جوامع پيشرفته باشند، بايد از راه كسب دانش و اطلاعات در جهت توسعه بكوشند و مشكلات و گلوگاههاى موجودِ خود را، ناشى از استفاده نادرست از ابزارهاى ديروزى، براى حل مشكلات امروزى بدانند. سياستگزاران اين اجتماعات، با توجه به رسالت خطير و تعهد سنگين خود به عنوان رابط بين حال و آينده جامعهاى كه در آن زندگى مىكنند، بايد توجه لازم را به اين مهم معطوف دارند و تمهيدات و انگيزه لازم براى ايجاد نظام منسجم و هماهنگ اطلاعات و فناورى آن را فراهم نمايند. «پل رومر» استاد دانشگاه بركلى در همين رابطه گفته است كه: «اگر قرارباشد بيش از60% عوامل رشد و توسعه پايدار را براساس دانش و دانايى بدانيم، لازم است هرگونه برنامهريزى در راستاى تحقق توسعه مذكور را براساس دانش و دانايى و بهرهگيرى از فناورى اطلاعات طراحى نماييم.» اين امر به حدى بااهميت است كه هيچ گاه نبايد تحتالشعاع كمبودها و صرفهجويىهاى مالى و اقتصادى قرار گيرد، بدين معنا كه هرگاه جامعه يا جوامعى با كمبود منابع و گلوگاههاى اقتصادى بيشترى مواجه باشند، ضرورت توجه به اين امر، جدىتر مىنمايد، زيرا پرداختن به آن مىتواند فرصتهاى ويژهاى را در مقولههاى مختلف توسعه اقتصادى، اجتماعى و فرهنگى و امور كاربردى فراهم آورد. نقش اطلاعات در نظارت بر زيرگروههاى اجرايى با توجه به نقش همه جانبه اطلاعات در كليه امور جارى جوامع توسعه يافته و در حال توسعه، تاثير وجود اطلاعات در امور نظارتى نيز بيش از گذشته حائز اهميت مىنمايد. آنچه به عنوان نظارت مطرح مىشود، در واقع دقت نمودن در امور اجرايى و حسن اجراى برنامهريزىهاى قبلى است و در گذشته به علت كم بودن حجم امور، اكثر واحدهاى مستقل در سازمانها به امر نظارت سنتى و ارائه گزارشات مختلفى كه بعضا در امور تصميمسازى موثر بوده است، اقدام مىنمودهاند. حال آنكه در صورت استفاده از تجهيزات فناورى اطلاعات و در اختيار داشتن پروسههاى عملياتى و بايدها و نبايدهايى كه توسط سياستگزاران اوليه تهيه شده است، مىتوانند با استفاده از سيستمهاى انفورماتيك و دادهپردازى حسن اجراى قوانين و دستورالعملهاى ابلاغ شده را بيش از پيش كنترل نمايند. بطور مثال دقت نظر بسيارى از سازمانها در نظارت بر حضور كاركنان و امكان اشتباه در حضور و غياب، باعث شده است كه تجهيزات رايانهاى، معضلات مربوط به تفاوت نظر كاركنان و محاسبات حقوقى آنها را تسهيل نمايد. لذا در صورتى كه اين نوع نگاه سيستماتيك در اركان ديگر نظارت نيز مورد توجه قرار گيرد، مسلما ضمن تسهيل امور مديريتى، باعث بالارفتن راندمان اجرايى پروژهها و در نهايت تاثيرپذيرى روند توسعه در امور اقتصادى، اجتماعى، سياسى، فرهنگى و... خواهد گرديد. به همين دليل است كه نوع مديريت دولت الكترونيك در بسيارى از كشورها از جمله ايران در دست بررسى و يا اجرا مىباشد.
