15/01/88
حميدرضا پرنيان
بر كسى پوشيده نيست كه از جمله مسائل مهم در اداره امور اجرايى يك جامعه، تصميم‏گيرى است و كسى كه در مصدر اتخاذ يك تصميم قرار گرفته است، در زمانى قادر به اتخاذ روشى مناسب براى حل موضوعات ارجاعى خواهد بود كه دستگاه نظارت بر امور تالى، او را با اطلاعات صحيح از فرآيند در حال اجراى مجموعه زيردست، تغذيه نموده باشد. بنابراين بسيارى از دانش پژوهان بخش مديريت، بر اين باورند كه تصميم‏گيرى مترادف با مديريت و نظارت مهمترين بخش جوهر و ذاتى آن است.
بديهى است كه تصميم‏گيرى به شيوه‏اى كارآمد، به خصوص در دنياى پيچيده كنونى، مستلزم به كارگيرى و برخوردارى از مقادر زيادى از اطلاعات مى‏باشد و در واقع اطلاعات به عنوان ابزارى راهبردى، ركنى مهم در تصميم‏سازى مديريت محسوب مى‏شود. بى‏شك اتخاذ روش يك مدير براى تصميم‏گيرى، بستگى به صحت و دقت اطلاعاتى دارد كه در زمان تصميم‏گيرى، در اختيار وى قرار دارد و البته كاملا واضح است كه به منظور جمع‏آورى داده‏هاى اوليه كه به دست پردازش سپرده خواهند شد، وجود يك سيستم كارآمد نظارتى بسيار ضرورى است.
گستردگى تحولات و دگرگونى‏هاى داخلى و خارجى سازمان‏ها، ضرورت اخذ تصميمات پيچيده‏تر را براى مديران آشكار ساخته است، بطورى كه در حال حاضر، بدون دسترسى به سيستم‏هاى اطلاعاتى مديريت، تصميم‏گيرى به مفهوم علمى آن ممكن نمى‏باشد. يكى از متفكران عرصه مديريت، عدم اطمينان و پيش‏بينى ناپذيرى امور و تحولات را از بارزترين ويژگى‏هاى انتقال از محيط هاى ساده به پيچيده يا محيط‌هاى ايستا به پويا و اتخاذ تصميمات برنامه‏ريزى نشده مى‏داند. حال آنكه به علت تراكم امور جارى و گستردگى شاخه‏هاى عملياتى، يكى از روش‏هاى ايجاد يك نظارت كارآمد در امور اجرايى، استفاده از روش‏هاى رايانه‏اى و اتوماتيك نمودن امور كنترل در بازوهاى اجرايى است.
لذا با توجه به شرايط كنونى حاكم بر سازمان‏ها و جوامع، مديران بايد اهميت دسترسى به اطلاعات، به ويژه در رابطه با تصميمات برنامه‏ريزى نشده و كاهش عدم اطمينان را درك نموده و در جهت دستيابى به اطلاعات دسته‏بندى شده و دقيق، صحيح و روزآمد، به عنوان يك آيتم اساسى در تصميم‏گيرى و يك منبع گرانبها در ايجاد روش‏هاى مديريتى و نظارت، اهتمام ورزند.

نقش اطلاعات در توسعه جوامع
برنامه ريزى توسعه و پيشرفت آگاهانه اقتصادى و اجتماعى، تلاش ارزشمندى است كه نياز شديد به دانش و اطلاعات دارد و مى‏توان آن را به عنوان نمود تصويرى كاربرد اطلاعات در توسعه دانست. اگر اجتماعات كنونى را به دو دسته توسعه يافته و در حال توسعه تقسيم نماييم، مشخصا به دو گروه ثروتمندان اطلاعاتى و فقراى اطلاعاتى برخورد مى‏كنيم.
گروه اول، جوامعى هستند كه به ابزار پيشرفته و توسعه مسلح‏اند، و به عنوان محصول عصر اطلاعات تبديل شده‏اند و پيشتاز ميدان تلقى مى‏گردند و ساير جوامع دنبال‏رو آنها خواهند بود.
بديهى است كه اين جوامع به اهميت اطلاعات و نقش آن در كليه امور اعم از مديريت، نظارت و غيره پى برده‏اند و از تسهيلات آن بهره‏مندند و بيش از 50% اشتغال نيروى انسانى خود را در بخش صنايع اطلاع‏رسانى مستقر نموده‏اند كه اين مورد بر اهميت موضوع مى‏افزايد. تا آنجا كه سهولت در دسترسى به اطلاعات را شاخص تعيين‏كننده در امر توسعه دانسته‏اند.
در شرايطى اين چنين، جوامع در حال توسعه در صورتى كه علاقمند به كاهش فاصله عميق خود با جوامع پيشرفته باشند، بايد از راه كسب دانش و اطلاعات در جهت توسعه بكوشند و مشكلات و گلوگاه‏هاى موجودِ خود را، ناشى از استفاده نادرست از ابزارهاى ديروزى، براى حل مشكلات امروزى بدانند. سياست‌گزاران اين اجتماعات، با توجه به رسالت خطير و تعهد سنگين خود به عنوان رابط بين حال و آينده جامعه‏اى كه در آن زندگى مى‏كنند، بايد توجه لازم را به اين مهم معطوف دارند و تمهيدات و انگيزه لازم براى ايجاد نظام منسجم و هماهنگ اطلاعات و فناورى آن را فراهم نمايند.
«پل رومر» استاد دانشگاه بركلى در همين رابطه گفته است كه: «اگر قرارباشد بيش از60% عوامل رشد و توسعه پايدار را براساس دانش و دانايى بدانيم، لازم است هرگونه برنامه‏ريزى در راستاى تحقق توسعه مذكور را براساس دانش و دانايى و بهره‏گيرى از فناورى اطلاعات طراحى نماييم.»
اين امر به حدى بااهميت است كه هيچ گاه نبايد تحت‏الشعاع كمبودها و صرفه‏جويى‏هاى مالى و اقتصادى قرار گيرد، بدين معنا كه هرگاه جامعه يا جوامعى با كمبود منابع و گلوگاه‏هاى اقتصادى بيشترى مواجه باشند، ضرورت توجه به اين امر، جدى‏تر مى‏نمايد، زيرا پرداختن به آن مى‏تواند فرصت‏هاى ويژه‏اى را در مقوله‏هاى مختلف توسعه اقتصادى، اجتماعى و فرهنگى و امور كاربردى فراهم آورد.
نقش اطلاعات در نظارت بر زيرگروه‏هاى اجرايى
با توجه به نقش همه جانبه اطلاعات در كليه امور جارى جوامع توسعه يافته و در حال توسعه، تاثير وجود اطلاعات در امور نظارتى نيز بيش از گذشته حائز اهميت مى‏نمايد.
آنچه به عنوان نظارت مطرح مى‏شود، در واقع دقت نمودن در امور اجرايى و حسن اجراى برنامه‏ريزى‏هاى قبلى است و در گذشته به علت كم بودن حجم امور، اكثر واحدهاى مستقل در سازمان‏ها به امر نظارت سنتى و ارائه گزارشات مختلفى كه بعضا در امور تصميم‏سازى موثر بوده است، اقدام مى‏نموده‏اند. حال آنكه در صورت استفاده از تجهيزات فناورى اطلاعات و در اختيار داشتن پروسه‏هاى عملياتى و بايدها و نبايدهايى كه توسط سياستگزاران اوليه تهيه شده است، مى‏توانند با استفاده از سيستم‏هاى انفورماتيك و داده‏پردازى حسن اجراى قوانين و دستورالعمل‏هاى ابلاغ شده را بيش از پيش كنترل نمايند. بطور مثال دقت نظر بسيارى از سازمان‏ها در نظارت بر حضور كاركنان و امكان اشتباه در حضور و غياب، باعث شده است كه تجهيزات رايانه‏اى، معضلات مربوط به تفاوت نظر كاركنان و محاسبات حقوقى آنها را تسهيل نمايد. لذا در صورتى كه اين نوع نگاه سيستماتيك در اركان ديگر نظارت نيز مورد توجه قرار گيرد، مسلما ضمن تسهيل امور مديريتى، باعث بالارفتن راندمان اجرايى پروژه‏ها و در نهايت تاثيرپذيرى روند توسعه در امور اقتصادى، اجتماعى، سياسى، فرهنگى و... خواهد گرديد. به همين دليل است كه نوع مديريت دولت الكترونيك در بسيارى از كشورها از جمله ايران در دست بررسى و يا اجرا مى‏باشد.