(1554 كلمه مجموعاً در اين متن موجود است) (458 بار خوانده شده است)
29/11/87 عبارت "هنر برقراري ارتباط"، عبارتي است كه اين روزها به وفور ميشنويم. روانشناسان، جامعهشناسان و صاحبنظران جهان كسب و كار، گروههايي هستند كه بيشتر با اين مقوله سر و كار دارند و از آن صحبت ميكنند. ما در اين جا قصد داريم به ارتباطات كاري و تجاري بپردازيم و از ديدگاه صاحبان مشاغل مستقل و كارآفرينان، "ارتباطات و مراوده" را بررسي نماييم: زماني كه يك كارآفرين تازهكار قدم به دنياي تجارت و كسب و كار ميگذارد، متعجب خواهد شد چرا كه ميبيند همه چيز برپايه برقراري ارتباطات انجام ميگيرد و رسيدن به يك هدف كوچك و گاه كوتاه مدت هم مستلزم بهرهمندي از اين هنر كليدي است. نكته اينست كه همگي آنها نميتوانند به خوبي با طرفهاي تجاري خود، فروشندگان و خريدارانشان ارتباط برقرار كرده، خواستهها و نيازهايشان را برآورده سازند. كارآفرينان نوپا همه تكنيكهاي اين كار را نميدانند. شروع يك كسب و كار نيازمند برقراري صدها ارتباط گوناگون است. بعضي از آنها سادهاند كه كارآفرين تازهكار ميتواند از عهدهشان برآيد. مثلا سفارش سربرگ و چاپ كارت ويزيت از جمله آنهاست. بعضي ديگر به قدري مهم و كليدي هستند كه موفقيت يا شكست در آنها ميتواند به تداوم حضور يا خط خوردن آن كسب و كار از عرصه تجارت منجر شوند. اگر شما هم يك كارآفرين جديد باشيد، با اين مطالب آشنايي داريد و ميدانيد كه موقعيت شما در اين مراودات، به دو حالت محدود ميشود: خريدار يا فروشنده. در هر دوي اين موقعيتها برقراري ارتباطات موثر مورد نيازست و روشهاي آن اصول ثابتي دارند. در ميان اين گروه از كارآفرينان جديد، گروهي هم هستند كه مراوردههاي تجاري را آنچنان سخت نمييابند. اينان كساني هستند كه از همان كودكي در گفتگوها شركت داشتهاند و آزادانه با پدر و مادرهايشان بحث و گفتگو ميكردهاند. در حقيقت زماني كه عضوي از اعضاي خانوادهاي- چه فرزندان و چه والدين - خواستهاي دارد و خواهان اينست كه ديگران به او كمك كنند، نيازش را مطرح ميكند. در اينجاست كه اين "مذاكره و مراوده" ساده ميتواند با آرامش و سادگي پيشرفته و خواسته شخص برآورده شود وديگران با كمال ميل به او كمك كنند. اگر تحكم، عصبانيت، خشم و اجبار در كار باشد، تنش و بيميلي و دلخوري به وجود خواهد آمد و گاهي اوقات هم آن فرد به خواستهاش نميرسد. اين يك مذاكره ناموفق است كه از ناتواني شخص در برقراري ارتباط، شكلدهي يك تعامل سازنده و سالم و عدم برخورداري او از اين مهارتهاي كليدي خبر ميدهد. شايد به جرات بتوان گفت كه اينچنين اشخاصي بايد سخت تلاش كنند تا اين توانايي را كسب نموده در مذاكرات و مراودات جهان تجارت پيروز شوند. يادگيري اين روشها و اصول از طريق تحصيلات رسمي و دانشگاهي ميسرنيست. البته يك كارآفرين تازهكار ولي با دقت و تيزهوش ميتواند با مشاهده كنجكاوانه و دقيق رفتار كارآفرينان موفق و مطالعه برخي كتابها، بعضي از اين ترفندها را دريابد ولي هيچ چيز جاي تجربه را نميگيرد. تا زماني كه او پاي ميز مذاكره ننشيند و "شكست" نخورد، نقاط ضعف خودش را درنمييابد و راه موفقيت نيز هموار نخواهد شد. همانطور كه گفتيم اصول ثابت و شناخته شدهاي هستند كه در هر مذاكره و مراوده تجاري به كار ميآيند.در زير تعدادي از آنها را ذكر خواهيم نمود: - اولين نكته اينست كه قبل از مذاكره و ملاقات با شخص مورد نظر، سعي كنيد تا كاملا از چند و چون كارها و امور خودتان و ويژگيهاي برجسته و شاخص طرف مذاكره آگاه شويد. نيازها و خواستههاي شما چيست؟ از اين مذاكره چه انتظاري داريد؟ در چه زمينه هاي قوي هستيد و نقاط ضعفتان در كجاهاست؟ فكر ميكنيد كسي كه آن سوي ميز مينشيند، چه خواستهها و انتظاراتي از گفتگوهايتان داشته باشد؟ نقاط قوت و امتيازاتشان نسبت به شما چيست؟ شمادر چه بخشهايي از آنها برتريد؟ ضعفهاي شركت طرف مذاكره چيست؟ اينها پرسشهايي هستند كه اگر به آنها پاسخ ندهيد، به طور قطع با مشكل مواجه شده بازنده ميدان خواهيد بود. مديران و كارآفرينان با تجربه هم منابع خوبي هستند كه ميتوانند به شما در يافتن اين نكات كمك كنند. - مسئله دوم زمان است. يك وجه از اين مفهوم به مدت زمان جلسه برميگردد و حتما بايد مراقب باشيد كه جلسه بيش از حد طولاني نشود و شما و فرد يا افراد صحبت خسته و كسل نشويد. روي ديگر سكهي "زمان" مهمتر است. خوب دقت كنيد. شما مطالبي كه ميخواهيد مطرح كنيد را از پيش آماده كردهايد ولي بايد مراقب باشيد كه "چه وقت" آنها را بگوييد و زمان مناسبي كه اين جملات بيشترين تاثير را خواهند گذاشت، كي فرا ميرسد. مواقعي هستند كه بايد صحبت كنيد و طرحها و نظراتتان را بگوييد ولي زمانهايي نيز وجود دارند كه سكوت بهترين راهكار و استراتژي ممكن است. وقتي كه دريافتيد الان زمان مناسب است، نيازها انتظارات و راهكارها را بيان كنيد ولي مراقب باشيد كه يكي از رمزهاي موفقيت در يك مذاكره مطرح كردن مطالب به شكل مختصر و مفيد است. زيادهگويي طرف صحبت را خسته كرده حس ميكند كه شما خودتان هم نميدانيد كه به واقع هدفتان چيست. در ضمن همواره برقراري رابطهاي بلندمدت را در نظر بگيريد. - هر كسي كه از طرف شركتش و به نمايندگي از آن پاي ميز مذاكره مينشيند، ميداند كه اگر اين گفتگو موفقيتآميز باشد، بر ارزش و اعتبار او هم اضافه خواهد شد. ولي مذاكره كنندگان موفق و با تجربه، اين احساس را منعكس نكرده اجازه نميدهند كه مخاطب آنها فكر كند كه آنچه در اينجا اهميت دارد، اين شخص است نه شركت او. قضيه كاملا برعكس است. مذاكرهكنندگان موفق جوري رفتار ميكنند كه مخاطبشان اينطور برداشت ميكند كه اين راهكارها، ايدهها و نظرات نه متعلق به اين آدم بلكه متعلق به "شركت" آنهاست. - در اينجا به اهميت گوش دادن ميپردازيم. صحبت كردن ماهرانه و زيركانه در يك جلسه مذاكره تجاري، امري مهم و كليدي است ولي گوش دادن صبورانه، دقيق و همراه با نكته سنجي اهميت بيشتري دارد. گوش دادن موثر به گفتگوي مفيد ميانجامد. اشخاصي كه در مراودات تجاري ماهرند، هرگز ميان سخن ديگران نميپرنند و اجازه ميدهند كه آنها تمامي حرفهايشان را بگويند. اجازه دهيد او نخست حرف بزند و گفتگو را آغاز نمايد. يكي از اصول تقريبا ثابت مذاكرات كسب و كار ميگويد "طرفي كه اول رقم و اعداد را مطرح كند، محكوم به شكست است." البته اين سخن هميشه هم درست نيست ولي آنچه مهم است اينست كه اگر مخاطب آن سوي ميز ابتدا شروع كند، به نفع شماست. حتي اگر آنها عدد و رقمي هم ارائه نكنند باز هم فرصت خواهيد داشت كه به پيشنهادهاي احتماليشان فكر كنيد. - بدانيد كه اگر قيمت پيشنهاديتان منطقي و قابل توجه نباشد، قطعا شكست خواهيد خورد. قيمت پايين هم فايدهاي ندارد و بازنده خواهيد شد. بايد بالاترين قيمتي را پيشنهاد كنيد كه منطقي و منصفانه باشد. تا زماني كه ميدانيد هنوز هم امكان گفتگو هست و ميتوانيد طرف مذاكرهتان را قانع كنيد، از ارقام بالا هراس نداشته باشيد. اما هرگز نگوييد "اين آخرين قيمت ماست" و اين كه اگر اين قيمت را قبول نكنند، معامله فسخ خواهد شد. - زماني كه دو نماينده از دو شركت يا گروهي از نمايندگان آنها پشت ميز مذاكره نشستهاند، سعي كردهاند كه گزينهها و پيشنهادهاي احتمالي آنان را حدس بزنند و هر دو طرف هم از يكديگر انتظارات خاصي دارند. معمولا يا به بيان بهتر "هميشه،" مذاكره كنندگان يك پيشنهاد مطرح نميكنند. به همين علت است كه هرگز نبايد اولين پيشنهاد را قبول كنيد حتي اگر از انتظار شما هم بالاتر و بهتر باشد. سعي كنيد قيافهاي ناراضي و نااميد به خود بگيريد و مودبانه ناخرسنديتان را ابراز نماييد. خاطرتان باشد كه هيچ يك از طرفين يك مذاكره از پيشنهاد بعدي مخاطبشان با خبر نيست. - اين مورد به گفتههايي اشاره دارد كه در تمامي مذاكرات ردوبدل ميشوند. مشكلات! كمبودها! كسري پول و منابع مالي! زماني كه ميخواهيد وارد بحث اعداد و ارقام - شايد مهمترين بخش - شويد، مخاطبتان از مشكلات ماليش صحبت ميكند و دلايل متعددي ارائه نموده سعي دارد بگويد كه با توجه به مشكلات فراوانش قادر به برآوردن خواسته و موافقت با پيشنهادتان نيست. پروسهاي كه در اينجا در حال وقوع است اينست كه طرف مذاكره شما ميخواهد مشكلات خودش را بخشي از مشكلات شما قرار دهد ولي شما نبايد اجازه دهيد. زماني كه او تك تك دشواريها و مشكلات كارش را مطرح ميكند، هر يك را بررسي نموده براي آنها راه حلي ارائه كنيد. به طور مثال اگر آنان با مشكل كسري شديد بودجه و منابع مالي روبهرو هستند، فكر كنيد و ببينيد كه آيا ميتوانيد منابع پول ساز و درآمدزاي ديگري برايشان پيدا كنيد. - نكته مهم و كليدي ديگر پايبندي به اصول و ارزشهايي است كه براي خودتان در نظر گرفتهايد و حاضر به تخطي از آنها نيستيد. اين ارزشها ميتوانند از اصول كاري و مديريتي شما و شركتتان باشند يا ارزشها و اعتقادات خاص و شخصي خودتان. اگر ديديد كه با اين قرارداد و انجام اين معامله، مجبور خواهيد شد كه اين مباني را زير پا بگذاريد، فسخ معامله و ترك مذاكره منطقي و عاقلانه است. اصول و ارزشهاي زندگيتان را به آساني در يك قرارداد تجاري زيرپا نگذاريد. - درپايان يك جلسه مذاكره- چه موفق و چه ناموفق- تمامي نكات مورد بحث را يادداشت كنيد و نقاطي كه مورد توافق طرفين بودند را هم برجسته نماييد. يك بار عقايد همه مخاطبانتان را جويا شده پس از پايان جلسه هم اين شركت را از ياد نبريد. اگر واقعا ميتواند شريك خوبي باشد، ميتوانيد با نامه و ايميل همچنان ارتباطتان را با آنها حفظ نماييد. by:Sloan brothers مترجم: آذين صحابي
