87/08/27
مولف/مترجم: محمدرضا نوده فراهاني، مصطفي پرخوان رازليقي
چکيده:
يكي از ويژگيهاي محيط امروزي افزايش سطوح رقابت است. موسساتي كه خواهان افزايش سهم بازار خود و كسب سود و منافع هستند بايد خود را با تغييرات محيط موجود وفق دهند. از اين رو، تغييرات بسياري در روشهاي كسب و كار درحال شكل گيري است. يكي از آنها، فرايند مهندسي مجدد كسب و كار است. كه به عنوان بازانديشي اساسي و طراحي دوباره بنيادي فرايندهاي كسب و كار، به منظور بهبود چشمگير معيارهاي عملكرد امروزي، تعــريف شــده است. يكـي از زمينـه سازان بالقوه فرايند مهندسي مجدد كسب و كار، فناوري اطلاعات (INFORMATION TECHNOLOGY = IT) است. اگرچه فناوري اطلاعات امكان دستيابي به پيشرفتهايي را در زمينه فرايند مهندسي مجدد فراهم مي سازد، اما به تنهايي كافي نيست. اين مقاله اهميت فناوري اطلاعات را در يكي از مهمترين متدولوژي ها شرح خواهد داد. موسسات، با استفاده از اين فناوري قادرند كه وظايفشان را ساده تر، سازماندهي خود را طراحي مجدد، روش كار خود را متحول و بهبود چشم گيري را حاصل كنند.

مقدمه
اغلب موسسات، علي رغم نوع كسب و كار، ميزان پيشرفتهاي فناوري در محصولات و خدمات، و منشاء ملي شان را با سازماندهي خود همراه مي كنند. آنها معمولاً فرايندها را به وظايف تقسيم مي كنند، افراد متخصص را برمبناي تخصصي كه دارند در وظايف مختلف قرار مي دهند و يك سلسله مراتب سازماني را براساس سطح تخصص آنها، آرايش مي دهند. بنابراين آنها بر اساس نظريه تقسيم كار آدام اسميت سازماندهي مي شوند. هرچه شركت بزرگتر باشد، كارها تخصصي تر و مراحل آن بيشتر خواهدشد. به همين علت، وظايف، بيشتر و بيشتر تقسيم مي شوند. اين گرايش سبب پيچيده تر شدن كل فرايند توليد و تحويل كالا يا خدمات، افزايش كاركنان در سطوح مياني سازمان و فاصله بيشتر بين مديريت عالي با كاركنان اجرايي گرديده است.
به هرجهت، امــروزه اين روشهــاي كسب و كار در اكثر سازمانها و شركتهايي مورداستفاده قرار نمي گيرند كه هيچ چيز در آنها داراي ثبات و قابل پيش بيني نيست. محيطهاي امروزي از سه ويژگي زير برخوردارند:(1)

1 - مشتريان كنترل را برعهده مي گيرند: امروزه مشتريان به جاي فروشندگان كنترل را دردست دارند؛ اين مشتريــان هستنــد كــه بــه عـرضه كننـدگــان مـي گــويند چه چيزي مي خواهند، چه موقع مي خواهند و چه مقدار مايلند پول پرداخت كنند. آنها محصولات و خدماتي را تقاضا مي كنند كه براساس نيازهاي خاص شــان طراحي شده باشد. مشتريان، بدين خاطر كه مي توانند به راحتي به اطلاعات بيشتري دسترسي پيدا كنند، از موقعيت بهتري نسبت به رقابت درحال افزايش است، در گذشته مهمتريــن متغيــر در فـروش، قيمت به شمار مي رفت. ولي درحال حاضر محصولات مشابهي براساس مزيتهاي رقابتي متفاوت از قبيل كيفيت و خدمات قبل و بعد از فروش، به فروش مي رسد.
2 - تغييرات ادامه دارد: ماهيت اصلي تغيير، تغييريافته است. شركتها بايستي به سرعت خود را با چنين تغييراتي تطبيق دهند كه باعث نگه داشتن يا بهبود موضع رقابتي شركت مي شود. بدين ترتيب، روشي لازم است كه به شركتها اجازه دهد تا تغييراتي را به منظور بهبود هزينه، كيفيت، زمان و خدمات در خود ايجاد كنند.
در سالهاي اخير، يكي از غالب ترين نگرشها به ايجاد تغييرات در كسب و كار سازمانها، فرايند مهندسي مجدد كسب و كار بوده است كه اساساً ايجاد تغييرات در فرايندهاي كسب و كار را مورد توجه قرار مي دهد. براي ايجاد اين تغييرات و اصلاحات پيشنهادي، لازم است كه از عناصري موسوم به »زمينه سازان«، استفاده كنيم. اين عناصر باتوجه ويژه به فناوري اطلاعات سبب تسهيل در طراحي دوباره فرايندها مي شوند. در اين مقاله، سعي ما بر اين است كه اهميت تكنولوژي اطلاعات را به عنوان يكي از زمينه سازان، نشان دهيم.

مفهوم BPR
»همر« و »چمپي« مهندسي مجدد فرايند كسب و كار را اين گونه تعريف مي كنند: »بازانديشي بنيادين، طراحي نو و ريشه اي فراينـدهــا بــراي دستيـابي به پيشرفتي شگفت انگيز دربحران باتوجه به معيارهايي نظير هزينه، كيفيت، خدمات و سرعت«. واژگان كليدي در اين تعريف عبارتند از: (1)
1 - بنيادين: شيوه اصلي كار شركت چيست؟
2 - ريشه اي: تمامي روندهاي كاري و ساختارهاي موجود بايد فراموش و شيوه هاي جديد كاركردن كشف شوند. تغييرات سطحي مفيد نيستند و تغيير بايد در ريشه عملي شود.
3 - شگفت انگيز: بايد به تغييرات چشمگير و خارق العاده دست يافت نه بهبودهاي جزئي و اندك.
4 - فرايندها: طراحي مجدد بايد بر فرايندها متمركز باشد نه بر وظايف، شغلها، مردم يا ساختارها.
درنيتجه يك سازمان بايد با پشت سر نهادن روندهاي كاري قديمي كار را از نوع شروع كند. مهندسي مجدد در كانون فرايندها متمركز است. »داونپـرت« و »شورت« فرايند را مجموعه اي از وظايف تعريف مي كنند كه به طور منطقي با يكديگر در ارتباط هستند و براي دستيابي به يك نتيجه كاري تعريف شده، اجرا مي شوند. فرايندها، سلسله فعاليتهايي هستند كه مشتركاً، نتيجه ارزشمنــدي را بــراي مشتـري به بار مي آورند.(2)
روشهاي ديگري مبتني بر فرايندها وجود دارد مانند بهبود مستمر يا مديريت كيفيت جامع كه وظايف سازمان را براي برآورده كردن نيازهاي مشتريان جهت دهي مي كنند اما اين روشها ممكن است فرايندهاي جديدي را ارائه نكنند.باتوجه به اين تعاريف، مهندسي مجدد تحولات تدريجي را نمي پذيرد و با درنظر گرفتن دگرگونيهاي پرشتاب فناوري بازار و اقتصاد، دگرگونيهاي بنيادين و شديد را مدنظر قرار مي دهد. اين دانش تمام روشهاي سازماندهي، مديريت تحول و ابزارهاي مهندسي صنايع را مورداستفاده قرار مي دهد. تا بر ويرانــه ســازمــاندهي بوروكراتيك (ديوان سالاري)، سازمانهاي نوين فرايندگرا و انعطاف پذير را بسازد.
ادبيات موضوع
»همر« در كتاب خود، مهندسي مجدد را شروع دوباره معرفي كرد. وي در همان كتاب اصول كلــي ايــن روش را بيان كرد و مزاياي به كارگيري آن را با ذكر كاربرد آن در شركتهاي ايالات متحده مانند »فورد موتور« و »ميوچوآل بنفيت لايف« برشمرد.(3)
»دامــامپـور« اظهار داشت كه تغييرات همه جانبه، باعث تغييرات اساسي در فعاليتهاي يك سازمــان مــي شــوند و اين تغييرات نشان دهنده ترك آشكار شيوه هاي موجود در كار هستند، درست برعكس تغييرات تدريجي كه معمولاً اين گونه شيوه هاي كار را همراهي مي كنند. به همين دليل لازم است، بين تغيير تدريجي و تغيير همه جانبه تمايز قائل شويم.(4)
»بارزاك« و همكارانش نشان دادند كه تغييرات تدريجي در درازمدت باعث بروز كارايي مي شوند. برعكس، تغييرات همه جانبه مي توانند باعث سازمان دهي مجدد شركت شوند. آنان متغيرهايي را شناسايي كردند كه شركتها را به ترك ساختارها و فرايندهاي موجود و ايجادساختار و فرايندي جديد و متفاوت ترغيب مي كنند.(5)
همر و چمپي اين متدولوژي را در كتاب خود به نام »طراحي مجدد كسب و كار« توسعه دادند. اين كتاب توضيح مي دهد، هنگامي كه تصميم بر طراحي مجدد اتخاذ مي شود، افراد و پيشرفتها چگونه تحت تاثير قرار مي گيرند.
ويتمن و گيبسون، براي كشف اينكه چرا سازمانها از فرايند مهندسي مجدد كسب وكار استفـاده مي كنند مطالعه اي انجام دادند. نتايج به دست آمده آنها به ترتيب اهميت عبارتند از:(6)
- بهبود فرايندهاي كسب و كار؛- پيشرو شدن در صنعت؛- سازماندهي مجدد وظايف كسب و كار؛- بهبود وضعيت فعلي صنعت؛- قرارگرفتن در ميان رهبران صنعتي؛- تغيير چشمگير وضعيت شركت.»اردالجيان« و »فانر«، معتقدند كه فرايند مهندسي مجدد كسب و كار روشي است مبتني بر فراينـدها كه توسط مديريت ارشد هدايت مي شود كه عملكرد بهتري را از طريق تغييرات همه جانبه از سازمان انتظار دارد.(7)

فناوري اطلاعات
امروزه كاربرد فناوريهاي اطلاعاتي روز به روز درحال افزايش است. پيشرفتهاي حاصل شده در فناوريهاي ارتباطات و كامپيوتر (اعم از مادر يا شخصي) به كاركنان يك سازمان اين اجازه را مي دهد كه درحالي كه بيرون سازمان هستند، همچنان به سازمانشان متصل باشند و براي سازمان مربوطه شان كار كنند.
به عبارتي با استفاده از اين فناوريها، كم كم سازمانها به سمت مجازي شدن پيش مي روند. نمونه اي از اين فناوريها عبارتند از: پست الكترونيك، ويدئو كنفرانس، فناوريهايي ازقبيل طراحي به كمك كامپيوتر، توليد به كمك كامپيوتر، و مهندسي به كمك كامپيوتر. اين قبيل فناوريها باعث هماهنگ سازي فعاليتها در سازمان مي شود.
از ديد اسميت و استروف به طوركلي شركت شامل 3 هسته اصلي يعني 1 - فرايند تصميم گيري 2 - جريان اطلاعات 3 - جريان مواد است.
كه فناوري اطلاعات روي هر سه هسته فوق مي تواند تاثيرگذار باشد. كاربرد فناوري اطلاعات شركتها را قادر مي سازد امتيازهاي مهمي از قبيل موارد زير كسب كنند:
- صرفه جويي در هزينه و بهبود بخشيدن جهت تبادل اطلاعات؛- اجتناب از خطاهاي انساني هنگامي كه وظايف تكراري يا بسيار پيچيده است؛- صرفه جويي مالي به دليل كاهش خطاها و زمان انجام وظايف؛- ادغام و هماهنگي چندين وظيفه در يك وظيفه؛- بهبود بخشيدن كارآيي و اثربخشي سازماني؛- بهبود در مديريت مياني و كاهش فرايندهاي زائد ازطريق تهيه اطلاعات مفيدتر.
طراحي فرايندها
مهندسي مجدد كسب و كار روشي است كه به ايجاد تغيير در سازمان كمك و فرايندهاي جديد و شيوه هاي نوين انجام كار را به سازمان معرفي مي كند. بنابراين، جهت رسيدن به اين مقصود عناصر خاصي براي ايجاد تغييرات در سازمـان موردنياز خواهدبود كه عناصر به تسهيل كننده ها معروفند و درحكم ابزاري براي تغيير فرايندها عمل مي كنند.فناوري اطلاعات به ايجاد تغييرات در سازمانها كمك مي كند، آن هم عمدتاً تغييراتي در ماهيت كار، ادغام وظايف سازماني و تبديل نيروهاي رقابتي.(8)فناوري اطلاعات مي تواند در ايجاد تغييرات به مهندسي مجدد ياري برسانــد و از ايــن رو مي توان آن را درحكم تسهيل كننده فرايند مهندسي مجدد كسب و كار تلقي كرد.
طراحي مجدد فرايندها اغلب به وسيله كمك گــرفتـن از فناوري اطلاعات صورت مي گيرد. در اغلب حالات فناوري اطلاعات مهمترين توانايي مهندسي مجدد است. اگرچه قبلاً در فرايندها فناوري اطلاعات به صورت يك نياز مبرم براي مهندسي مجدد يك شركت استفاده نمي شد.(13)يك رويكرد موفق مهندسي مجدد مستلزم كاربردهاي فناوري اطلاعات و طراحي مجدد فرايندها به گونه اي است كه مكمل يكديگر باشند.در بسيــاري از حـالات متدولوژي هاي نرم افزار و اتوماسيون براي مهندسي مجدد كــردن استفــاده مي شـود و انتخاب متدولوژي هاي درست براي مهندسي مجدد نقش بحراني در موفقيت پروژه ايفا مي كند.
آنچه امروز مهم است كه درباره نقش فناوري اطلاعات بدانيم اين است كه فناوري اطلاعات، تنها چگونگي انجام كارهايمان را دگرگون نمي كند، بلكه تعريف اقتصاد، تجارت و رقابت را هم تغيير داده است. يكــي از مسائل مهم كليدي ارزيابي كــه ارزيـابــان بــا آن مواجهند تعيين اين واقعيت است كه آيا سرمايه گذاريهاي يك موسسه در فناوري اطلاعات درحقيقت از يك فرايند تجاري دوباره طراحي شده حمايت مي كنند؟
اين مسايل چارچوبي را براي تعيين اينكه آيا يك موسسه درحقيقت خود را درگير مهندسي مجدد يك فــرايند مي سازد، فراهم مي آورد.
فرايند كاري، نيازهاي اطلاعاتي و فناوري به يكديگر وابسته اند. وقتي پروژه، مهندسي مجــدد به نيازهاي اطلاعاتي جديد مي انجامد شايد لازم باشد كه به منظور رفع اين نيازمنديها فناوري جديد را بياموزيم.
اما بايد به خاطر داشت كه يادگيري فناوري اطلاعات شامل مهندسي مجدد نيست. به عبارت ديگر، فناوري يك زمينه ساز براي مهندسي مجدد است نه خود آن. يادگيري فناوري با اين باور كه هدف وجود آن فناوري به گونه اي به نوآوري در فرايند منجر مي گردد، دليل اصلي سرمايه گذاريهاي سيستم هاي اطلاعاتي است.
چالش اطلاعاتي، در رابطه با عدم تاثيرگذاري فناوري اطلاعاتي، گزارشها و مطالعات بي شماري وجود دارد. به عنوان مثال در گزارشي كه توسط مورگان استانلي تهيه شده است، ميزان سرمايه گذاري انجام شده در ايالات متحده آمريكا در زمينه فناوري اطلاعات در دهه 1980 بالغ بر 800 ميليارد دلار بوده است كه حجم سرمايه گذاري تنها 7 درصد به كارايي موسسات افزوده است.
مطالعات بسياري وجود دارند كه فناوري اطلاعات را خازن اصلي طراحي مجدد فرايند نشان مي دهند، با وجود اين، اين سوال مطرح مي شود كه فناوري اطلاعات چگونه مي تواند به تغيير فرايندها كمك كند؟

انواع فرايندها
فــرايندها را مي توان براساس دوجنبه طبقه بندي كرد:
1 - ميزان وساطت (ميانجيگري)؛ 2 - ميزان مشاركت (همكاري).
ميزان وساطت به جريان متوالي درونداد و برونداد بين وظايف شركت كننده ها در يك فرايند كسب و كار برمي گردد.
فرايندي با درجه وساطت بالا مستلزم تعداد زيادي وظايف مياني است كه درقالب وظايف گوناگوني كه به طور غيرمستقيم به نتيجه فرايند كمك مي كنند اجرا مي شوند و فرايندي با درجه وساطت پايين داراي چندين وظيفه است كه مستقيماً و بدون وساطت اقدامات متوالي درنتيجه فرايند سهيم هستند.
ميزان مشاركت به درجه همكاري ميان وظايف از طريق تبادل اطلاعات وابسته است و دامنه و شدت تبادل اطلاعات مي تواند از هيچ (فرايند با ميزان پايين همكاري) تا گسترده و فراگير (فرايند با ميزان بالاي همكاري) باشد.محيطهاي امروز ايجاب مي كند كه شركتها با سرعت توسعه پيدا كنند و توليداتي را عرضه كنند كه نيازهاي مشتريان را برآورده سازد. امروزه شركتها چنانچه از فرايندهاي داراي گامهاي متعدد و مشاركت اندك استفاده كنند درنتيجه اين محيطها باعث مي شوند كه درجه و ميزان وساطت (كارهاي واسطه اي) كاهش يافته و ميزان وابستگي و وظايف مشاركتي افزايش يابد.
حال سوال اين است كه آيا فناوري اطلاعات مي تواند اين تغييرات را آسان كند؟ آيا فناوري اطلاعات مي تواند درجه مشاركت را افزايش و درجه كارهاي واسطه اي را كاهش دهد؟ جهت انجام اين كار، سازمانها بايد فرايندهايي را كه گامهاي مياني (غيرمرتبط با نتيجه نهايي) فراوان دارند، به فرايندهايي تبديل كنند كه وظايف آنها مستقيماً مرتبط با نتيجه نهايي است و درجه مشاركت بالايي دارند. فناوريهايي كه اين تعديل را تسهيل مي كنند ممكن است از مقولات زير باشند:

1 - ايجاد پايگاه داده هاي اشتراكي يا تسهيم شده: به وسيله اين پايگاهها اجازه داده مي شود كه كارهاي مختلف به صورت مستقيم و با استفاده از اطلاعات موجود در پايگاه داده توسط اكثر افراد سازمان انجام شود؛

2 - فناوري تصويري: به وسيله اين فناوري افراد مي توانند همزمان در حالي كه بيرون از سازمان هستند، با يكديگر به صورت تصويري ارتباط داشته و روي گرافها و تصويرها تجزيه و تحليل انجام دهند.

3 - تحليل الكترونيكي داده ها و انتقال آن به افراد ديگر: فناوري اطلاعات علاوه بر دو مورد قبل، باعث مي شود كه كليه افراد متخصص در ارزيابي داده ها و اطلاعات دخيل باشند. فناوري اطلاعاتي كه همكاري و مشاركت ميان افراد مختلف را تسهيل مي كند ممكن است جزء فناوريهاي ارتباطاتي باشد. اين فناوريها با استفاده از ابزارهايي نظير پست الكترونيك، ويدئو كنفرانس و پروتكل انتقال فايل، انتقال اطلاعات را ميسر مي سازند.

درمورد فرايندهاي تعريف شده، داونپورت و شورت رابطه فرايند مهندســي مجــدد كسب و كار و فناوري اطلاعات را با استفاده از سه معيار 1 - ابعاد 2 - هدف 3 - معيار فعاليتها پيشنهاد دادند.

1 - ابعاد: ازطريق ايـن معيار سه نوع فرايند را مي توان تعريف كرد:
- فرايندهاي بين سازماني؛- فرايندهاي بين وظيفه اي (نقشي)؛- فرايندهاي بين كاركنان.

استفاده از فناوري اطلاعات از قبيل تبادل الكترونيكي داده ها و پايگاههاي داده اي اشتراكي، هزينه مبادلات را كاهش داده و واسطـه هـا را در فرايندهاي سازماني حذف مي كند.

در فرايندهاي بين وظيفه اي فناوري اطلاعات مي تواند شبكه هاي ارتباطي تلفني و غيرتلفني را به وجود آورد و وظايف را در مكانهاي مختلف، در فرايندهاي به صورت همگن درآورد.و در فرايندهاي بين كاركنان فناوري اطلاعات مي تواند با استفاده از فناوريهاي تصويري، ادغام وظايف در جهت فرايندهاي بين كاركنان انجام دهد.

2 - هدف: اگر خواسته باشيم باتوجه به معيار هدف بررسي كنيم، بايد سعي كنيم فرايندهاي فيزيكي را افزايش داده و به طرف كاهش نيروي كار پيش برويم كه اين كار را مي توان با جايگزيني امكاناتي از قبيل (COMPUTER AIDED DESIGN)CAD و MANUFACTURING)CAM (COMPUTER AIDED، وسايل ارتباطي و اطلاعاتي انجام داد و درنهايت براي رسيدن به هدف موردنظر فناوري اطلاعات مي تواند مسير را هموارتر سازد.
3 - معيار فعاليتها: معيار فعاليت خود شامل دو قسمت است: فعاليتهاي مديريتي و فعاليتهاي عملياتي. فناوري اطلاعات از قبيل تجارت الكترونيك، پايگاه داده هاي اشتراكي، زمان و هزينه ها را كاهش مي دهند و كيفيت برونداد در فرايندهاي عملياتي را بهبود مي بخشند.
به علاوه، سيستم هاي خبره، نظامهاي پشتيباني تصميم و پياده سازي سيستم هاي اطلاعاتي تكنيك هاي مفيدي در فرايندهاي مديريتي به شمار مي روند.
گاناسكاران و نات مهمترين فرايند در يك شركت توليدي يا خدماتي را طبقه بندي كرده و موارد زير را تشخيص داده اند:(10)
- جريان سفارش،فرايند استراتژيك، فرايند محصول، بازاريابي يا فروش، خدمات، حسابداري، امور كاركنان و مسايل مربوط به فناوري.

- جريان سفارش متشكل از فعاليتهاي عرضه، مونتاژ محصول، ساخت محصول، دريافت سفارش، حمل و نقل و غيره است كه معمولاً اين فعاليتها در اكثر شركتها اتفاق مي افتد. در اين مسير فناوري اطلاعات مي تواند موارد فوق را ازطريق به وجود آوردن جريان اطلاعات در كل فرايند تسهيل كند. مانند: به كارگيري چندرسانه اي ها، هوش مصنوعي، انتقالات داده هاي الكترونيكي و... اين فناوريها نه تنها مي توانند زمان جريان سفارش را كاهش دهند بلكه به حذف موانع خاص درميان وظايف مختلف كمك مي كنند.
- فرايند استراتژيك تركيبي از وظايف رسمي و طراحي ساختار سازماني است. براي اجراي فرايند استراتژيك فقط نياز به تجزيه وتحليل از خارج سازمان نيست، بلكه علاوه بر آن نياز به تجزيه وتحليل داخلي نيز هست.
به طور كلي فناوري اطلاعات از دو بعد به تعيين استراتژي شركت كمك مي كند:
- به كارگيري فناوريهاي جمع آوري اطلاعات، مانند ويدئو كنفرانس، پايگاه داده ها، شبكه هاي پست الكترونيكي و ارتباطي و سيستم هاي اطلاعاتي اجرايي؛- سيستم هــاي اطلاعـاتي براي كمك در تصميم گيريها مانند سيستم هاي پشتيباني تصميم گيري و سيستم هاي پشتيباني هوشمند.- فرايند محصول توسط وظايف طراحي، مهندسي و طرح ريزي فرايند شكل مي گيرد. (COMPUTER AIDED ENGINEERING),CAE و فناوري مهندسي همزمان وظايف برشمرده پيشين را با به وجود آوردن بهبودهاي قابل توجه در بهره وري و صرفه جويي هزينه تسهيل مي كنند.- در فرايند بازاريابي و يا فرايند فروش كه شامل رضايتمندي خريدار، تحقيقات بازار، پيش بيني و تصميم گيري درمورد تركيب محصول و موارد ديگر مي شود. وظيفه اصلي فناوري اطلاعات در اين مرحله به دست آوردن اطلاعات درمورد نيازهاي خريدار و ترجيحات خريداران ازطريق وسايلي مانند مصاحبه هاي تلفني به كمك كامپيوتر، ارتباطات خريدار و شركت به وسيله كامپيوتر (اينترنت) است.
- فرايند خدمات ازطريق پشتيباني محصول و خدمات پس از فروش شكل مي گيرد، كه در اين زمينه سيستم هاي دريافت مشتري (تحويل به مشتري) بسيار مفيد هستند.- فرايندهاي حسابداري شامل نرخ گذاري توليد، بودجه بندي، تصميمهاي ساخت يا خريد كه همه اين فرايندها، خود نياز به اطلاعات مهمي دارد كه ازطريق ابزارهاي فناوري اطلاعات و سيستم هاي اطلاعات مديريت تــاميـن مي شود و به كارگيري سيستم هاي ادغامي كه به كل شركتهاي مربوطه متصل مي شــود و اطلاعات لازم را به دست مي آورد.

- كاربرد فناوري اطلاعات در مسائل مربوط به نيروي انساني مانند استخدام، گزينش، آموزش و سيستم هاي جبران خدمت و ارزيابي عملكرد كاركنان است. درگذشته فناوري اطلاعات نقش كمي را در اين فرايندها داشته است، ولي امروزه با آمدن روشهاي جديد، كاركنان مايل هستند كه ازطريق فناوريهاي چندرسانه اي، شبكه اي و... مشاركت بيشتري در مسائلي كه روي كار آنها موثر است داشته باشند. ستيل واگن و برنز مهندسي عملكرد انساني را پيشنهاد مي كنند كه آن را روش جديدي براي سازماندهي، توسعه و تغيير منابع انساني يك سازمان با استفاده از اصول هندسي و جبري - همانگونه كه معمولاً در تحليلهاي مهندسي ديده مي شود - با عناصر كاركردي عملكرد تعريف كرده اند.بنابراين، فناوري اطلاعات براي تلفيق وظايف درگير در يك فرايند، نقشي مرتبط طلب مي كنــد پس به طور خلاصه مي توان اين گونه بيان كرد كه فرايند مهندسي مجدد كسب و كار تقاضاي حذف موانع موجود داخلي هر محيط عملكردي را دارد كه يكي از عوامل مهم اين كار، كاربرد فناوري اطلاعات است.
تسهيل كننده ها
تا به حال، اين مقاله به اهميت فناوري اطلاعات به عنوان تسهيل كننده با عنصري كه مي تواند طراحي مجدد فرايند را تسهيل كند پرداختـه است. اما، فناوري اطلاعات تنها تسهيل كننده نيست و گروههاي ديگري نيز وجود دارند كه امكاناتي عرضه مي دارند.لاو و گاناسكاران اعتقاد دارند كه چهار عامل (تسهيل كننده) روي فرايند مهندسي مجدد كسب و كار آثار اساسي دارند كه عبارتند از:
1 - سازمان 2 - مديريت كيفيت فراگير 3 - منابع انساني 4 - فناوري اطلاعات كه البته سازمان خود به دو گروه تقسيم مي شود:
الف - ساختار ب - مسايل فرهنگي
حاصل ساختار بيشتر جهت به وجود آوردن نياز به تغيير در قسمت نيروي انساني نمود پيدا مي كند و عمدتاً ازطريق تسهيم پاداش، افزايش توليد، آموزش و مواردي مشابه روي فرايند مهندسي مجدد كسب وكار اثرگذار خواهد بود.
به طوركلي سه عامل ساختاري مهم وجود دارد:
- تيمهاي كاري خود مدير: اين گروهها باتوجه به ميل افراد به وجود آمده و داراي رهبران غيررسمي هستند.
- تيمهاي عملكردي (وظيفه اي): اين گروهها چندين وظايف را با هم به عهده مي گيرند و بر مبناي عملكرد به وجود مي آيند.
- تيمهاي حل مسئله: اين گروهها چندمنظوره هستنــد و از افراد بخشهاي مختلف تشكيل مي شوند و مسئول حل موضوعهاي مختلف در دوره هاي زماني خاص هستند.
ازطرف ديگر عوامل فرهنگي شامل هنجارها، ارزشها و عقايد درباره چگونگي انجام دادن كارها هستند. مهندسي مجدد فرايند نيازمند تغييراتي است كه به طور همزمان مستلزم مشاركت، نوآوري و ارائه ايده هاي جديــد هستنــد. تمــام اينها را بايد مديريت به تدريج طوري به پرسنل القا كند كه در زمان طراحي مجدد فرايندها، آنان بتوانند در آن مشاركت كرده و با ميل پذيراي آن باشند. در شركتي كه در‌ آن فرهنگ خشك حكمفرماست و همه چيز بايد توسط يك سرپرست پيشنهاد شود، تغييرات فرايند بسيار سخت تر صورت مي گيرد.
گروه سوم تسهيل كننده ها منابع انساني است. اگر شركتي به كاركنان با انگيزه اي نياز داشته باشد كه تغييرات را بپذيرند،‌ايده هاي جديد ارائه دهند، همكاري كنند و بتوانند شيوه كارشان را تغيير دهند، آنگاه نيمي از تلاش بايد پيرامون مديريت منابع انساني متمركز گردد. بنابراين، آموزش عميق و جنبه هاي انگيزش بايد موردتوجه و مطالعه قرار گيرد. از يك سو لازم است كاركنان طي كار تيمي، دانش كسب و وظايف جديدي را انجام دهند و ازسوي ديگر، شركت بايد كارمندانش را ازطريق سيستم هاي انگيزشي و با صدور اجازه براي شركت آنان در فرايند تصميم گيري برانگيزاند.سرانجام، مديريت كيفيت جامع عاملي است كه مي تواند طراحي مجدد فرايند را آسان كند زيرا قادر است ايده تغيير موردنياز در شركت را ايجاد كند. با وجود اين،مديريت كيفيت جامع ممكن است مستقيماً روي نتايج فرايند مهندسي مجدد كسب و كار اثرگذار نباشد.
نتيجه گيري
مهندسي مجدد فرايند كسب وكار روشي است كه به وسيله آن پيشرفتهاي (بهبودهاي) مهمي به دست مي آيد، اگر چه نيازمند تغييرات بزرگي در سازمان و شيوه كار است. اين روش، مستلزم نياز به تغيير يا حتي افزايش شيوه هاي كاري، وظايف شغلي، دانش موردنياز و ارزشهاي سازماني است. بدين ترتيب، مهندسي مجدد نيازمند صرف وقت طولاني، منابع و تلاش است و با استفاده از عناصري به نام تسهيل كننده ها ساده تر مي شوند.
اين مقاله به اهميت و نقش حياتي فناوري اطلاعات به عنوان يك تسهيل كننده پرداخته است زيرا به شركتها اجازه مي دهد فرايند را به دو طريق افزايش درجه همكاري (مشاركت) و كاهش ميزان وساطت از طريق به كارگيري پايگاههاي داده اي اشتراكي و فناوريهاي ارتباطاتي تغيير دهند. از اين رو، فناوري اطلاعات مي تواند به شركت در كسب بهبودهاي مهم در متغيرهايي مانند هزينه ها، كيفيت وزمان تحويل كمك كند. اگرچه اينها تنها عناصر (اركان) مهم نيستند، اما بايد تغييرات ساختاري، فرهنگ شركت و منابع انساني را نيز مدنظر قرار داد.
منبع: ماهنامه تدبير