[1]تاثير ميز كار مرتب در مديريت زمان
86/5/1
همانقدر كه تمركز ميتواند باعث شود كه در مدت زمان كمتري كارتان را با دقت بيشتري انجام دهيد، عدم تمركز بر عكس آن تمام كارها را ناقص ميگذارد. به گزارش سرويس نگاهي به وبلاگهاي خبرگزاري ايسنا، عليرضا مجاهدي در وبلاگاش به نشانيhttp://alirezamojahedi.blogspot.com در ادامه نوشته است: اگر شما هم مثل من در ميز كاري خلوتتر تمركزتان بيشتر است، پيشنهادهايم را مورد توجه قرار دهيد. من براي اينكه ميز كاري خلوتي داشته باشم اينگونه عمل كردم: - رفتم سراغ كشوهاي ميزم. وسيلهاي گرانبها كه بيشتر مواقع نميدانيم چگونه از آن استفاده كنيم و چه چيزي را بايد يا نبايد در آن بگذاريم و حتي گاه هر چيزي در آن يافت ميشود. شايد تعجب كنيد از اينكه بيشتر آنچه در كشوها يافت ميشود ديگر به درد نميخورند چون مربوط به زمان خودش بودهاند و شما لازم نيست الان اقدامي روي آن صورت دهيد چون يا براي شما اولويت نداشتهاند يا كارهايي با اولويت بالاتر مانع از آن شدهاند كه روي آنها كار كنيد. به هر حال اين اتفاق افتاده است كه شما زمان انجام آن كارها را از دست دادهايد. يا بايد بايگاني كنيد، يا دور بريزيد و يا اينكه اگر واقعا ارزش كار كردن دارد براي آن برنامهاي مشخص اختصاص دهيد.
- بعد از خلوت كردن كشوها نوبت سطح ميز شماست.
من از چيزي به اسم كازيه استفاده نميكنم. چون باعث ميشود چيزي در آن قرار دهم به اميد آنكه بعدا به آن مراجعه كنم و كارش را انجام دهم و اين خودش سطح ميز مرا اشغال ميكند و بعد از مدتي پر ميشود از نامههاي گوناگون همه لوازم اداري ميزتان را مرتب كنيد. ببينيد واقعا لازم است همه آنها را روي ميز بچينيد؟ يا اينكه ميشود يكي از كشوها را به لوازم تحرير و ملزومات اداري اختصاص داد؟ مثلا سالها منگنه و پانچ من روي ميزم بود. الان جز جاي خودكاري و يادداشت و تقويم روميزي و جاي كارت ويزيت و البته مونيتور و كيبرد و موس چيزي روي ميزم نيست. پيشنهاد ميكنم شما نيز اينگونه عمل كنيد. فرض كنيد همين الان هيچ كاري نداريد كه بايد انجام شود. در آن صورت روي ميزتان چه چيزهايي بايد باشد؟ بقيه را به كشو منتقل كنيد.
ميماند كارهايي كه منتظر نظر لطف شما هستند. نامهها و بروشورهاي پست شده و مجلات و كارتابل و ... كه چند هفته است وقت نكردهايد سري به آنها بزنيد. جاي آنها روي ميز شما نيست. همه را سريع مرور كنيد و طبقه بندي كنيد. مثلا مجلات را جدا كنيد براي اينكه در ساعات بعد از ناهار ورقشان بزنيد و آنها را به منشي تان بسپاريد تا هر روز بعد از ناهار يكي از آنها را برايتان بياورد. نامه ها را هم بعد از اولويتبندي بدهيد به منشي تا بر اساس اولويتي كه خودتان تعيين كرده ايد برايتان بياورد و از انباشته شدنشان روي ميزتان جلوگيري شود.
با اين كار ظرف مدت كمي كارهاي عقب افتاده را انجام داده و به روز ميشويد. يعني چون خودتان نتوانستهايد لذا براي انجامش از منشيتان كمك گرفته شد. اگر حجم نامههاي ورودي به ميز شما بيش از توانايي شماست بايد يك بازنگري جدي روي اين موضوع انجام دهيد. شايد واقعا لازم نيست همه آنها را شخص شما ببينيد و منشي شما يا دبيرخانه بتواند آنها را بين ساير مسوولان شركتتان تقسيم كنند.
- برخي از كارها هستند كه يك روزه نميشود تمامش كرد. اسمش را بگذاريم پروژه. مثلا چون كار سنگيني است و نميشود يك روزه تمامش كرد به آن پروژه ميگوييم. اين اصطلاح را براي رساندن مفهوم اين پست استفاده ميكنم. اتفاقا بد هم نيست در ذهنتان همين نام شكل بگيرد. براي هر كدام از آنها يك فولدر يا پوشه جداگانه اختصاص دهيد و در يكي از كشوها قرار دهيد. هر بار فقط يكي از آنها را مطالعه كنيد تا با اصل تمركز بتوانيد با راندمان بيشتري كارهايش را پيش ببريد. اين پوشه تنها چيزي است كه بايد سطح ميز شما را اشغال كند.
هر بار هم كه جلسه داشتيد چند دقيقه قبل از جلسه آن را مرتب كنيد و ببنديد و در يكي از كشوها كه خاص كار جاري است قرار دهيد. تا اينجا فقط از سه كشو استفاده كرديم. اگر ميز شما كشوهاي بيشتري دارد ميتوانيد استفادههاي بيشتري از ميزتان ببريد. پوشهي پروژه جاري من رنگش با بقيه پوشههاي كشو متمايز است.