[1]كسب و كارتان بدون شما زنده ميماند؟
86/1/25
چند ماه پيش، يك ماه در بيمارستان بستري بودم. وقتي سركارم برگشتم. ديدم كه همه چيزرو به راه است و اوضاع مثل قبل جريان عادي اش را در پيش دارد. خوشحال شدم اما ناگهان فكري به ذهنم خطور كرد و ترس برم داشت. با خودم گفتم:«آيا اين كسب و كار من بدون من هم ميتواند به كارش ادامه دهد؟ اگر مدتي سركار نيايم چه خواهد شد؟» ناگهان حقيقتي را فهميدم و آن اينكه من تنها كسي بودم كه واقعا ميدانست در اين شركت چه خبر است. وكيل، مشاور و ناشر كتابهاي من تنها اندكي راجع به كارها و مسائل مهم كسب و كار من اطلاعات داشتند و آنقدر نميدانستند كه اگر مدتي تنهايشان ميگذاشتند بتوانند به كارها سروسامان دهند. من واقعا نگران شدم و همين نگراني بود كه باعث شد به فكر چارهاي بيفتم. ايدههايي كه به فكرم رسيد اينها بودو به من كمك كرد. فكر ميكنم براي شما هم مفيد باشد: روندهاي حاكم بر فعاليتهاي كسب و كارتان را يادداشت كنيد. مثلا من نوشتم: يك خبرخوب: من كاملا ميدانم كه هر روز چه اتفاقي ميافتد، فردا چه كار بايد كرد و از تمامي جزئيات كسب وكارم آگاهم.
يك خبر نه چندان خوب: من تنها كسي هستم كه از تمامي امور جاري باخبرم و ميدانم كه واقعا چه خبر است.
خب حالا مشكل كجاست؟ به اين مثال توجه كنيد. من به عنوان مدير اين كسب و كار ميخواهم به تعطيلات بروم و اصلا خوشم نميآيد كه در تعطيلات هم كار كنم! علاوه بر اين تنها كسي كه ميداند چطور كارها را به جريان بيندازد و در مسير اصلي هدايت كند، همين كسي است كه ميخواهد به تعطيلات برود. حالا چطور اينچنين چيزي ممكن است؟ منظور من از يادداشت كردن روندهاي كار و سيستم انجام يك كسب و كار اينست كه همان كارهايي كه خود شما هنگام مواجهه با موقعيتي خاص انجام ميدهيد، مرحله به مرحله روي كاغذ بياوريد. اين كار دو مزيت دارد؛ يكي اين كه وقتي شما شركت را ترك كنيد يا مدتي بيمار شويد يا به تعطيلات برويد، كارمندانتان گيج و دستپاچه نمي شوند و به عبارتي خرابكاري نميكنند! آنها مضطرب نيستند چرا كه ميدانند همان كسي كه هنگام حضور فيزيكياش كسب وكار را راهبري نموده، راهنماييشان ميكرد، اكنون هم وجود دارد. روي جملات كاغذي كه قبلا مفاهيمش را به خاطر سپردهاند و الان جايگزين او شده است! نكته دوم اينست كه خود شما هم سود خواهيد برد. وقتي جزئيات پروسه كارتان را عينا مشاهده كنيد، ميفهميد كه چه مراحلي زائد هستند، كدامها را بايد منسجم كنيد، چه چيزهايي را بايد اضافه كنيد و كدامها بايد حذف شوند. اين دخل و تصرفات كيفيت كسب و كارتان را ارتقا داده تكميل كارها را تسريع ميكند.
براي مثال پروسه كاري خودم را برايتان مثال ميزنم: من يك مشاور هنري هستم و هنگامي كه مشتري جديدي تماس ميگيرد، اين مراحل را يكي يكي كامل ميكنم:
- با او قرار ملاقات ميگذارم
- درباره خواستهها و انتظاراتش پرسش ميكنم.
- نحوه پرداخت هزينههاي مشاوره ام را جويا ميشوم.
- بستهاي در اختيارش ميگذارم كه درباره من و شركتم، فعاليتها و سياستهايمان، خدمات مشتري، قيمتهاي كارمان و ديگر اطلاعات لازم توضيح ميدهد تا او كاملا درباره ما آگاهي پيدا كند. و معلوم است كه كارتهاي ويزيت را هم به او ميدهم.
- تاريخ روز و ساعتي كه با او ملاقات كردهام يا اين بسته را برايش فرستادهام را يادداشت ميكنم.
- در كامپيوترم فولدر جديدي را به او اختصاص ميدهم و تمامي دادههاي مربوط به آن مشتري را نگهداري ميكنم.
- هر گونه خدمات يا كالاهايي را كه به او ارائه كردهايم را در همين فولدر و البته در زير مجموعهاي از آن ثبت ميكنم و نام فولدر اصلي را اسم مراجع مذكور قرار ميدهم.
- در اين فولدر تمامي روشهايي كه ميتوان با او تماس گرفت را نيز ثبت ميكنم (شماره تلفن، آدرس، ايميل، فكس و صندوق پستي)
- وقتي كه به او خدمات ارائه ميكنم، مرتبا با او تماس ميگيرم و به ايميلها يا تماسهاي تلفنياش پاسخ ميدهم.
- در كنفرانسها، كارگاههاي آموزشي و جشنها، او را دعوت ميكنم.
- در تعطيلات كريسمس يا روز تولدش، كارت تبريك ميفرستم.
- از او ميخواهم كه نظرات خود را درباره كارهايم بگويد.
- براي مشتريان امكان مشاوره تلفني با شخص خودم فراهم ميكنم.
- در وب سايت مناسبي كه خلق كردهام تمامي اطلاعات لازم را قرار ميدهم تا كار مشتري هر چه آسانتر شود. و پس از تمامي اين مراحل، درآمدهايم را در سيستمي اتوماتيك قرار ميدهم تا مستقيما به حساب بانكيام واريز شود.
خب حالا به تمامي اين جملات دقت كنيد.
چه ميبينيد؟ افعال اول شخص مفرد و كلمات من، ميدهم، ميگيرم، ميكنم، ميفرستم و امثال اينها كه تمامي به من و شما برمي گردند و باز هم معلوم ميشود كه شما هم مثل من تنها فاعل كليدي كسب و كارتان هستيد. من اين نكته را فهميدم و با همان استراتژي كه گفتم، اين روند را اصلاح كردم. اما يادداشت كردن تنها گام اول است. بايد از يك همكار مورد اعتماد مثلا معاونتان كمك بگيريد كه بعد از شما نفر دومي باشد كه روش به جريان انداختن كار را ميداند و قادر است درهنگام غيبت مدير، كارمندان را هدايت كرده كارها را سر و سامان دهد.
مترجم: آذين صحابي