فايلها و پوشههاي در هم ريخته را مرتب كنيد. (660 كلمه مجموعاً در اين متن موجود است) (497 بار خوانده شده است)  فايلها و پوشههاي در هم ريخته را مرتب كنيد.
85/12/1
حتماً شما هم مثل بسياري از مردم، تعداد زيادي فايلهاي مهم و مورد نياز خود را روي هاردديسك كامپيوترتان ذخيره كردهايد. گاهي اوقات گيج ميشويد و درمانده با خود ميگوييد كه آيا واقعاً راهي هست كه بتوانيد اين پروندهها و پوشههاي اطلاعاتي را سر و سامان دهيد يا نه. نگران نباشيد. مديريت و دستهبندي اينها آنقدر كه به نظر ميآيد سخت نيست. براي انجام اين كار چند راه ساده وجود دارد كه اگر آنها را به كار بنديد، ديگر سر درد نميگيريد!
1- همه چيز را در يك پوشه انباشته نكنيد.
مثلاً اگر تعدادي از مشتريان، مراجعين يا بيماران شما هستند كه علاوه بر دادههاي معمول، اطلاعاتي اضافي نيز در پرونده خود دارند، براي اين دادههاي گروه دوم، فولدر (پوشه) جديدي بسازيد. يعني اين كه به ازاي هر يك از آنها دو فولدر ايجاد كنيد. در يكي اطلاعات معمول را ذخيره كنيد و در ديگري دادههاي اضافي اين اشخاص را. هر دو را با نامهايي يكسان مشخص كنيد كه مثلاً در شمارهاي با يكديگر تفاوت دارند.
- فايلهايي كه با شماره نامگذاري شدهاند، به همان ترتيب چيده و انتخاب ميشوند. هنگامي كه با اين قبيل فايلها سر و كار داريد، قبل از اعداد 1 يا 2 رقم صفر را بنويسيد. مثلاً اگر يك فايل با عدد 10 مشخص شده باشد و ديگري با شماره 1، ابتدا فايل اولي يعني 10 انتخاب ميشود. اما اگر عدد 1 را به شكل 01 بنويسيد، اين مشكل به سادگي حل خواهد شد.
- راه ديگر اينست كه از امكان Windows Run Command استفاده كنيد. اگر ويندوز 95 يا بالاتر را داشته باشيد، ميتوانيد از اين راه ساده و فوقالعاده بهره گيريد. با استفاده از اين ابزار ميتوانيد هر فايل يا فولدري كه در Windows يا در هر جايي در Autoexec.bat وجود دارد، را باز كنيد. يكي از مسيرهاي اين جريان C : / Program Files / Microsoft Office ميباشد. وقتي از اين مسير استفاده كنيد، ميتوانيد به راحتي بسته Office را باز كنيد. به اين معني كه مثلاً در Run Window كلمه Excel را تايپ ميكنيد و اين نرمافزار برايتان باز ميشود. اين مطلب در مورد فولدرها يا ماشين حساب كامپيوترتان هم صدق ميكند. تايپ ميكنيد Calc و ماشين حساب (Calculator) پيش رويتان ظاهر خواهد شد. اگر روي منوي Start كليك كنيد و سپس گزينه Run را انتخاب كنيد، به اين امكان دست خواهيد يافت.
- كار با نرمافزار اكسل هم روش خوبيست چرا كه وقتي شما اطلاعات خود را قيمتبندي كرده در هر يك از صفحات (Sheet) اكسل ذخيره كنيد، كارتان آسان خواهد شد. هر وقت كه اكسل Workbook جديدي باز كند، در پاس صفحه اصلي صفحات ذخيره شده خود را خواهيد داد كه به ترتيب با اعداد مشخص شدهاند. اگر بخواهيد بازشان كنيد، يك كليك كافيست و اگر بخواهيد نامشان را تغيير دهيد، با كليك راست ميتوانيد اين كار را انجام دهيد.
- كار با نرمافزار Microsoft Word نيز به شما كمك خواهد كرد. مثلاً اگر بخواهيد متني بنويسيد كه افراد بسياري بارها و بارها آن را ميخوانند، Word كارتان را سادهتر خواهد كرد. Word صفحات و فايلهاي شما را شمارهگذاري ميكند و شما به سادگي ميتوانيد اين كار را انجام دهيد. اگر روي گزينه Insert Page Number كليك كنيد، هر صفحه شمارهاي مخصوص به خود خواهد داشت. دقت كنيد كه اين دقت و شمارهبنديها در سخنرانيها و جلساتي كه ميخواهيد شركتتان را معرفي كنيد، بسيار مهم است. اگر دستپاچه شويد و مطالب خود را گم كنيد، مخاطبان هم به شما اعتماد نميكنند چرا كه با خود ميگويند اين سخنران آدم بينظم و بيدقتيست.
و در نهايت اين كه، گاهي اوقات يك فولدر را باز ميكنيد اما نميتوانيد فايل مورد نظرتان را بيابيد. چاره كار بسيار ساده است. در منوي View، روي Arrange Icons By : كليك كنيد. حالا ميتوانيد فايلها يا فولدرهاي زيرمجموعه را بر حسب نام، شماره و حجم آن مرتب كنيد. با اين ترتيب ديگر سرگردان نخواهيد شد.
By : Brandon Doyle
مترجم : آذين صحابي
|
