[1]نظريه سازمانهاي يادگيرنده(پایانی)
85/11/17
راه ديگري كه براي كسب چشماندازي خارجي به عنوان منبع ايدههاي جديد ميتواند مورد استفاده قرار بگيرد، مطالعه مشتريان است. گفتگو با مشتريان قطعاً فرايند يادگيري را برميانگيزد. مشتريان ميتوانند اطلاعات روزآمدي را در رابطه با محصول، مقايسه رقابتي، بينش لازم براي تغيير اولويتها و بازخور بلاواسطه در رابطه با كيفيت خدمات براي سازمان فراهم آورند. منبع كسب ايدههاي خارجي هرچه كه باشد، نكته مهمي كه بايد به آن توجهداشت اين است كه يادگيري تنها در يك محيط پذيرنده(105) به وقوع ميپيوندد.مديران نبايد در مقابل انتقادات و اخبار ناخوشايند از موضعي تدافعي برخورد كنند. هرچند اين نوع برخورد چالشي جدي فراوري مديران قرار ميدهد، توجهبه آن براي موفقيت بسيار اساسي است. سازمانهايي كه در برخورد بامشتريان اين پيش فرض را داشته باشند كه: «حتماً حق با ماست، و آنها حتماً اشتباه ميكنند». و يا در مواجهه با ديگر سازمانها از اينكه «آنها چيزي به مانخواهند آموخت» مطمئن هستند، تقريباً راه يادگيري را به روي خود ميبندند. مديران سازمانهاي يادگيرنده از مهارت ايجاد ارتباطات باز و گوش شنوا درمقابل پيامهاي خارجي استفاده بسياري مؤثري ميكنند.
5- انتقال دانش: براي خارجشدن يادگيري از حالت يك قضيه محلي در نقطه وقوع آن، سازمان بايد سيستمها و مكانيزمهاي مناسبي را براي گسترش سريع و اثربخش دانش در كل پيكره خود تدارك ببيند. ايدهها زماني حداكثر تأثير را دارند كه به طور گستردهاي به اشتراك گذاشته شوند. مكانيزمهاي متنوعيبراي گسترش دانش در سازمان وجود دارند؛ از قبيل: گزارشهاي نوشتاري، سمعي يا بصري، بازديد محلي، گردشهاي جمعي، برنامههاي چرخش شغلي، برنامههاي آموزشي و برنامههاي استانداردسازي. عموميترين اين مكانيزمها گزارشها و گردشهاي جمعي هستند. گزارشها با اهداف متعددي تهيه ميشوند: آنها يافتههايي را خلاصه ميكنند، چكليستهايي از بايدها ونبايدها را ارائه ميكنند و فرايندها و وقايع مهم را تشريح ميكنند. گردشهايجمعي براي سازمانهايي كه داراي واحدهايي بزرگ و پراكنده از نظرجغرافيايي هستند، بسيار مناسب به نظر ميرسند. گزارشها و گردشهايجمعي با وجود عموميتي كه دارند، نسبتاً وقتگير و هزينهبر ميباشند.صرفنظر از اين نقطه ضعف، اساساً جزئيات بسياري در انتقال مفاهيم وتجربيات مديريتي وجود دارند و برقراري ارتباط دست اول با افراد صاحب اين دانش تنها راه يادگيري آن است. جذب واقعيتها از طريق مطالعه يا مشاهده آنها چيزي است و تجربه كردن دانش دست اول نهفته در اين واقعيتها چيز ديگر.
در بسياري از سازمانها، خصوصاً آن دسته از سازمانهايي كه داراي بخشهاي با تخصص ويژه هستند، افراد متخصص آموختههاي خود را بهعنوان گوهري گرانبها حفظ ميكنند و از انتشار آن هراس دارند. در سازمانهاي يادگيرنده با هدف به اشتراك گذاشتن و تكثير اين ثروت تأكيد ويژهاي بر انتقال آن به بخشهاي مختلف سازمان وجود دارد. انتقال دانش تخصصي ممكن است به صورت بخش به بخش و توسط مديران سطوح عالي، مياني يا صف انجام گيرد. در اين حالت مديري كه در يك بخش، واحد يا اداره از سازمان تخصصي را كسب كرده است به بخش، واحد يا اداره ديگري منتقل ميشود تا تجربههاي اندوخته خود را در اختيار ديگران قرار دهد. حالت ديگري از انتقال تخصصي ميتواند با جابجايي افراد متخصص از واحدهاي صف به واحدهاي ستادي سازمان صورت پذيرد. در اين مورد مديران با تجربه تخصص ويژه خود را كهاز ساليان متمادي كار مستقيم در واحدهاي صف كسب كردهاند به همراه خودبه ستاد سازمان ميبرند تا در آنجا اين تخصص در خدمت تدوين استانداردها، سياستها و يا برنامههاي آموزشي جديد قرار گيرد.
يكي ديگر از ابزارهاي قدرتمند انتقال دانش، آموزش و تحصيل دانشاست. اما براي دستيابي به حداكثر ميزان اثربخشي، اين آموزش بايد به وضوح در صحنه عمل به كار گرفته شود. متأسفانه اغلب افرادي كه وظيفه خطيرآموزش را برعهده دارند، چنين فرض ميكنند كه فراگيران به خودي خود دانشجديد را به كار خواهند بست و از فعاليت اصلي آموزش يعني هدايت قدم به قدم فراگيران براي تمرين آموختههايشان غفلت ميكنند. نكته بسيار اساسي درآموزش توجه به مسئله انگيزش است. در صورتي كه كارمندان بدانند كهبرنامهها يا ساير كارهايي كه در طول دوره آموزشي تهيه ميكنند موردارزيابي قرار گرفته و به اجرا گذاشته ميشوند، به احتمال بسيار بيشتري دريادگيري پيشرفت خواهند كرد.
اندازهگيري يادگيري:
مديران هميشه اين درس را به خاطر دارند كه: «اگر نتوانيد اندازه بگيريد، نميتوانيد مديريت كنيد». بهطور مرسوم براي اندازهگيري يادگيري در سازمان از دو مفهوم «منحنيهاي يادگيري»(106) و «توابع بهبود توليد»(107) ياد ميشود، دومفهومي كه تاريخ ابداعشان به دهه 1920 ميلادي بر ميگردد. در اين دوران توليدكنندگان متوجه شدند كه با افزايش حجم كلي توليد هزينههاي سرانه توليد به نحو چشمگيري كاهش مييابند. اين اصل به نحو ديگري نيز قابل بيان بود: باافزايش دانش فني توليد در هزينههاي ثابت، حجم توليد افزايش مييافت. كار عمدهاي كه در اين زمان انجام شد، مطالعه رابطه هزينههاي توليد و تجربه نيروي كار در صنايع مختلف بود كه نتايج آن در قالب منحنيهاي يادگيريعرضه شد. كاربرد اين مطالعات در سالهاي دهه 1970 كه در سطح وسيعترصنعت بهطور عام انجام شد، صاحبنظران را به اين نتيجه رساند كه صنايعبهطور كلي با منحنيهاي تجرب(108)مواجه هستند. منحنيهاي تجربه بيانگر ايناصل هستند كه با رشد صنايع و توليد كلي آنها هزينهها و قيمتهاي محصولاتآنها به اندازه مشخص و قابل تعييني نزول ميكنند.
با وجود اينكه امروزه نيز از منحنيهاي تجربه و يادگيري بهطور وسيعياستفاده ميشود، به نظر گاروين (1993) اين منحنيها براي اندازهگيري يادگيريسازماني كفايت نميكنند. به عقيده او اين منحنيها تنها بر يك معيار خروجي(مثل هزينه يا قيمت) تمركز دارند و از يادگيري كه بر ديگر متغيرهاي رقابتي مانند كيفيت، خدمات، يا معرفي محصولات جديد تأثير ميگذارد، غفلت ميكنند. منحنيهاي تجربه و يادگيري فقط يك عامل پيشبرنده يادگيري يعني حجم كليتوليد را در نظر ميگيرند و احتمال وقوع يادگيري در صنايع بالغ (از نظر چرخه عمر) كه خروجي يكنواختي دارند، و نيز احتمال اينكه يادگيري به دليل محركهاي ديگري از قبيل تكنولوژي يا رقابت در محيط صنعت اتفاق بيفتد راحذف ميكنند.
گاروين (1993) معيار جديدي را كه توسط شركت «آنالوگ ديوايسز»(109)توسعه داده شده است، معرفي ميكند. اين معيار كه منحني نيمه عمر(110)ناميدهميشود به منظور مقايسه نرخهاي بهبود داخلي(111) طراحي شده است. منحني نيمه عمر زماني را كه طول ميكشد تا در يك معيار كارايي بخصوص 50 درصد بهبود مشاهده شود، اندازهگيري ميكند. در نمايش گرافيكي منحني نيمه عمر، معيار كارايي (نرخ محصولات معيوب، عرضه به موقع، زمان رساندن محصولبه بازار و ...) بر روي محور عمودي و در مقياس لگاريتمي مشخص و از سويديگر زمان بر روي محور افقي نمايش داده ميشود. هرچه شيب منحني بيشترباشد، نشانگر يادگيري سريعتر است. منطقي كه اين منحني بر آن بنا شده بسيار سرراست و ساده است. شركتها، بخشها يا واحدهايي كه در زمانكمتري پيشرفت ميكنند، نسبت به رقبايشان سريعتر ميآموزند. هدفي كه بااندازه بخصوص 50 درصد مشخص شده از نتايج تجربي مطالعه بهبود فرايندها در طيف وسيعي از شركتها استخراج شده است. مزيت اساسي منحنيهاي نيمه عمر انعطافپذيري آنهاست. برخلاف منحنيهاي يادگيري و تجربه، منحنيهاي نيمه عمر قابل پيادهكردن براساس هر نوع معيار خروجيهستند. علاوه بر اين، آنها را ميتوان به راحتي عملياتي كرد و به ابزاري برايمقايسه عملكرد گروهها تبديل نمود.