[1]IT و راهبردهاي موثر مديريت كسب و كار
85/11/08
اكنون مشاوران ارشد مديريت عقيده دارند كه فنآوري اطلاعات و انقلابي كه در عرصه اطلاعرساني روي داده همه زندگي ما صاحبان كسب و كار و مديران را تحتالشعاع قرار داده است اكثر اين افراد بيشتر بر گردآوري، ذخيره، انتقال، تحليل و ارائه اطلاعات تمركز ميكنند و فنآوري اطلاعات را براي اين منظورها به كار ميگيرند. به عبارتي آنچه كه مورد توجه قرار دارد جمعآوري و ذخيره هرچه بيشتر اطلاعات است. ولي با كمال تعجب بايد گفت كه اين سياست و نگرش نتوانسته فنآوري اطلاعات را آن طور كه بايد به عرصه مديريتهاي ارشد وارد كند. يكي از همين مشاوران ارشد مديريت عقيده دارد كه فنآوري اطلاعات و تكنولوژي كامپيوترها در گذشته به طور موثر عرصه تصمييمگيري حاضر نشده و كاري انجام نداده است. علاوه بر اين «پيتر دراكر» اين طور ميگويد كه در حال حاضر نيز روش بكارگيري همين تكنولوژي و استفاده از آن بر مديريت تصميمگيريا اثري نداشته است. سياست كنوني اتخاذ شده براي IT، به يك توليدكننده ابزار و تجهيزاتي كه ميخواهد كالاهايش را در بازار تبليغ كرده بفروشد، كمكي نميكند و راهكاري در اختيارش نميگذارد. بانكهايي هم كه با حل مسائل پيچيده مالي درگيرند نيز از اين فنآوري بيبهرهاند. پيتر دراكر باور دارد كه صنعت و تكنولوژي فنآوري اطلاعات در حال حاضر بيشتر از آن كه توليدكننده اطلاعات باشد، توليدكننده دادههاست در موفقيت يك سكب و كار هستند. فاكتوري كه ميزان تاثيرگذاري فنآوري اطلاعات بر يك كسب و كار را معين ميكند اينست كه صاحبان آن شغل چقدر در جهت نيل به اهداف سازمانشان حركت ميكنند و اين سوگيري درست وابسته به تصميمگيريهاي مديران است. اينمشاور اينطور تحليل ميكند كه در حال حاضر تاثير IT بر تصميمگيريها تقريبا صفر است. فنآوري اطلاعات به اسبان كمك ميكند تا تنظيم حسابهايشان و برآورد هزينهها را آسانتر و با دقت و امنيت بالايي انجام دهند. اين كار بسيار مهم و ارزشمند است چراكه اگر صاحب شغلي حساب مخارج و هزينههايش را نداشته باشد با مشكلات جدي روبهرو خواهد شد. اما اين تاثير به تنهايي كافي نيست. همه مديران و صاحبان مشاغل ميدانند كه اتخاذ يك استراتژي مناسب و به كارگيري آن راه موفقيت را نشان ميدهد ولي دامنه تاثيرگذاري فنآوري اطلاعات در اين حوزه شديداً محدود است وجود يك استراتژي مديريت قوي و كارآمد براي ايجاد ارزش، اعتبار، ثروت و سرمايه و حتي معني بخشيدن به زندگي كارمندان لازم و حتمي است.
واقعيت اينست كه مديران معمولاً به دادهها يا فنآوريهاي جديد نيازي ندارند. آنچه كه لازمست يك فنآوري قوي و كاربرديست كه اين جريان بيانتهاي دادهها را در روندي منطقي جاي دهد و به آنها معني بخشيده به يك دانش يا كار مفيد تبديل نمايد. آنچه مهم است تعريف دوباره دادههاست تا با درك دقيق آنها، بتوان تلاشها را در جهتي درست متمركز كرد و به راهكارهايي دست يافت تا مديران را در تصميمگيريها راهنمايي و هدايت كنند
پژوهشها نشان دادهاند كه وقتي شخص در برابر انبوهي از داده ها قرار ميگيرد و مجبور است كه سريع تصميم بگيرد، استرس و فاش عصبي زيادي را متحمل ميشود. پچوهشي به شكل نظرسنجيهاي تلفني از مديران ارجايي در چندين كشور انجام شد كه همين موضوع – انبوهي از دادهها و تصميمگيري – مسئله موردتوجه بررسي بود. مديران حاضر در اين پژوهش وسيع در كشورهاي بريتانيا، آمريكا، استراليا، هنگكنگ و سنگاپور مشغول كار بودند. يافتهها حاكي از آن بودند كه نزديك به 49 درصد از پاسخدهنگان احساس ميكردند كه معمولاً نميتوانند مقادير زيادي از دادهها كه هرروز دريافت ميدارند سر و سامان داده آنها را مديريت كننند. بسياري از آنان از تحريكپذيري، عصابنيت و خستگي مفرط شكايت مينمودند. درصد بالايي گفته بودند كه روند ارتباطات كاري آنها اشكال دارد و عدهاي ديگر نيز كه درصدشان هم كم نبوده عقيده داشتند كه با اين سيل بيپايان دادهها اخذ تصميمات مهم به تاخير ميافتد و آنها نيز به خاطر همين سردرگمي و استرس نميتوانند درست تصميم بگيرند. نكته بعدي، نكتهايست كه مديران بخش IT به آن بيتوجهاند ولي عوامل اجرايي به آن اهميت ميدهند:لازم نيست كه سيلي از اطلاعات در كار باشد يا بتوان آسان آنها را در اختيار ديگران گذاشت. كارمندان بخش IT بايد بدانند كه شريك شدن اين اطلاعات با ديگران هميشه هم مفيد نيست و گاهي دردسرساز ميشود. وقتي كه همه ميتوانند راحت و آسان به دادهها دست پيدا كنند، اين نكته بسيار مهمتر است به علاوه همه اين اطلاعات كه يك جا عرضه شدهاند در معرض خطر هستند و يك مدير خوب و دانا بخش هايي از اطلاعات كه بيشتر به كسب و كارش مربوط ميشوند را انتخاب ميكند و به كار ميگيرد و بقيه دادهها را نيز بررسي ميكند و آنهايي كه اصلا با كارش مرتبط نيستند را حذف ميكند و بقيه آنهايي هم كه ميتوانند تا درجاتي به او كمك كنند را درجهبندي ميكند و برحسب اولويت ذخيهر مينمايد. اين چيزي است كه انتخاب دادهها و اطلاعات است و بايد بگوييم كه منظور ما در اين پاراگراف اين بود كه به جاي اين كه به سادگي ديگران را در اطلاعات خود شريك سازيد آنها را بادقت بررسي كنيد و دادههاي مفيد و موردنيازتان را برگزينيد. مديران ناكارآمد وقتي با حجم انبوهي از اطلاعات روبه رو ميشوند، جا ميزنند و درمانده برجاي ميمانند. انفجار اطلاعات و ارتباطات وسيع و گسترده از ضعف انساني بسياري از مديران سوء استفاده ميكنند و كسب و كارشان را هدف ميگيرند.در اينجاست كه درايت و تيزهوشي يك مدير قدرتمند لازمست تا كنترل اوضاع را در دست گيرد. به علاوه يك فنآوري كاربردي و مفيد هم بايد به كمك او بيايد تا دادههاي سرگيجهآور معنا پيدا كنند و در روندي روشن و منطقي جاي گرفته به درستي تعريف شوند و همانطور كه گفتيم به شكل ابزاري در خدمت تصميمگيري مديران درآيند. در واقع ميتوان گفت كه اگر مديران به كارشان آگاهي تمام و كمال نداشته باشند و نتوانند تمامي اجزايش را تحت كنترل بگيرند، سيل و جريان ترسناك و بيپايان اطلاعات ميتواند ضعفهاي مديريتي و كسب و كارشان را قرباني كند. اين نشان ميدهد كه تكنولوژي در باغ سعادت را به كسي نشان نميدهد.
اگر يك فنآوري هدف و عنايي در خود داشته باشد، مفيد خواهد بود. در اين ميان فنآوريهايي هم هستند كه به كمك مديران ميآيند و دادههايشان را طبقهبندي و اولويتبندي ميكنند و به طور قابل توجهي حجم دادهها و اطلاعات آنها را كاهش ميدهند.
فيلترهاي ايميل براي تستكردن پيامهاي ورودي به صندوق پستي به كار ميبرند تا پيامهاي غيراضطراري و بيهوده را حذف كنند. ولي فنآوريهايي از اين دست هم خودشان مي توانند معضل ترافيك فوق سنگين ايميلها را تشديد كنند. اين ابزارها حجم اطلاعات دريافتي را محدود نميكند بلكه نوع آنها را مشخص ميكنند و دوباره همان معضل و اين بار با دريافت حجم انبوهي از اطلاعاتي ويژه پديد خواهد آمد. فنآوري اينترانت امكاني ديگر است كه ميتواند فعاليتها و كارهاي سازمان يا شركت را كنترل و جهتدهي كند و در كنار آن حجم اطلاعات را نيز در نترل و بررسي دارد.
بخش زيادي از اطلاعاتي كه دريافت ميكنيم، بيهوده و بيارتباط به آنچه ما خواستهايم يا حوزه كاريمان هستند. فنآوري اينترانت در اين باره به مديران اجرايي كمك ميكند تا آن دسته اطلاعات مهم و كليدي را كه براي اتخاذ تصميمات استراتژيك ضروري هستند را برگزيند و سپس آنها را به كار بندد. فيلترهاي ايميل تنها حجم اطلاعات را محدود ميكنند ولي اينترانت در عين اين كه حجم اطلاعات دريافتي را تحت كنترل دارد در گزينش اطلاعات مفيد و كاربردي و ضروري نيز به مدير اجرايي ياري ميرساند.
تكنولوژي وب و نرمافزارهاي مرتبط ميتوانند به طور مداوم از اطلاعات ضروري و كاربردي موجود در سيستمهاي مديريتي، پس خوراندهايي دقيق و به روز ارائه كنند. علاوه بر اين باوجود اين امكانات همين اطلاعات را ميتوان سنجيد و مشاهده كرد. به اين ترتيب مديران قادر خواهند بود كه تلاش و دقتشان را بر مسائل كليدي و بنيادي متمركز كنند. تمامي حرف در اين سخن ساده خلاصه ميشد كه اگر از امكاناتي كه در هر شركتي وجود دارد، بهتر استفاده كنيم، كارهايمان قدر ساده خواهند شد.
همه مديران اجرايي ميخواهند كه بر تمامي عناصر شركتشان نفوذ داشته مسلط داشته باشند. آنها ميخواهند طوري سيستمهاي كاريشان را تنظيم و كنترل كنند كه سادهترين اشكال و گروه در كار از نظرشان دور نماند. فراهم ميكنند. آنها قادر خواهند بود قبل از اين كه آمار نهايي، زيانها و سرويسدهي بد و كارشكني هاي كارمندان را آشكار نمايد، دست به كار شوند و به اصطلاح قبل از وقوع حادثه به فكر علاج بيفتند. تكنولوژي اينترانت اين روياي خوشايند را محقق مي كند. مي توان از اين فنآوري براي نشان دادن و رديابي پروسههاي حياتي و كليدي سازمان استفاده كرد كه حاصل آن روي صفحه دسك تاپ مديران ديده خواهد شد. مديري كه از اين فنآوري بهره ميگيرد، ديدي بسيار واقعگرايانهتر از جريانات كاري موجود در سازمانش به دست خواهد آورد.
امروز شبكههايي از اين دست هم قادرند دادهها و اطلاعات را رد داخل سازمان رديابي كنند و هم اين كه ميتوانند اطلاعاتي كه از خارج ارسال شده را دريافت كرده به سمت تجزيه و تحليل هدايت نمايند. همه اين اطلاعات ميتوانند باهم ادغام شده تحليل شوند و حاصل اين تجزيه و تحليل با تصاويري به نمايش درآيد. هركس با مشاهده اين آمار و ارقام و نتايجي كه از تحليل آنها حاصل شدهند، به راحتي متوجه ميشود كه چه اتفاقاتي در جريان است، جايگاه كنوني كسب و كارشان كجاست و احتمالاً در آينده چه پيشرو خواهند داشت.
شبكه داخلي يا اينترانت پس خوراندهاي واقعي و به روز عرضه ميكند كه براي ارتقاي عملكرد سازمان ضروري ميباشند و يك نرمافزار پيشرفته هم اين دادهها و يافتهها در دسترس مدير قرار ميدهد و به او اين امكان را ميدهد كه ديگران را هم از نتازج مطلاع كند. اينترانت و ديگر فنآوريهاي مرتبط اين قابليت را دارند كه به عنوان منبع خوبي براي ارزيابي جرايانات كار و آگاهي از مشكلات موجود، به كار روند ولي تداوم اين روند وابسته به اينست كه مديران ديگر مسئوليت اين كارها را به دست كارشناسان IT نسپارند. اگر مديران اجرايي بار مسئوليت اين روند موثر و رو به پيشرفت را بر دوش متخصصان فنآوري اطلاعات نيندازند، كاربريهاي اينترانت و فنآوريهاي همراهش بسيار بيشتر خواهند شد. اين شبكههاي قدرتمند ميتوانند درآينده توسعه يابند و به شبكههايي با قابليت مديريت روندهاي متعدد و متمركز تبديل شوند. مديران بايد با ديد يك مدير به IT نگاه كنند. فنآوري مدرن براي گروههايي كه تنها يك هدف خاص را دنبال مي:نند و درون يك سازمان فعالند نيز مفيد است. هريك از آنان در يك شركت يا سازمان مسئوليت خاصي را عهده دارند و اين سيستمهاي راهنما در يافتن استراتژي مفيد و صحيح كار به آنها كمك ميكنند. به عبارتي روند تصميم گيري را بهتر و موثرتر به سرانجام ميرسانند.
شايد مديران رده بالا به سوددهي و ارتقاي كيفيت خدمات اشاره كنند ولي حقيقت اينست كه اين حرفها به ندرت به عمل در ميآيند. اينترانت و امكاناتي چون آن به سرعت هر مديري را از چگونگي انجام روندهاي گوناگون كاري مطلع ميكنند و دستيابي به اهداف استارتژيك آسانتر خواهد شد. اين اطلاعات با ارزش به مديران و دستاندركاران اجرايي يك شركت كمك ميكنند تا هنگام تصميمگيري در مسيري صحيح قرار گيرند. وقتي كه هريك از اشخاص گروه با نگرشي صحيح باهم صحبت كنند،تصميمگيري درباره آنچه كه قبلاً ساعتها به طول ميانجاميد در اندك زماني ميسر خواهد شد. همانطور كه گفتيم پذيرش مسئوليت اين فنآوريها توسط مديران اجرايي لازمه توسعه و پيشرفت تكنولوژي اينترانت و ملحقات آنست بايد گفت مديراني كه اين تغيير ر قبول كرده اين مسئوليت را بر عهده ميگيرند نيز نگرش خود را تغيير دادهاند. آنها ميدانند كه آنچه قوياًَ موردنيازست فنآوري اطلاعات و نشر و تشريك اطلاعات نيست بلكه وجود يك فنآوري كارآمد و قدرتمند كه بتواند ين حجم انبوه دادهها را منظم كرده به كار گيرد، لازم و ضروريست. بايد گفت كه فنآوري اطلاعات فقط براي برقراري ارتباط نيست. IT ميتواند آنچه را كه نياز به مديريت دارد بيابد و با سرعتي معادل سرعت نور پس خوراندهايي سريع و مرتبط با موضوع ارائه كند.
و حالا قبل از اين كه از اين تكنولوژي ياهر ابزاري فنآوري اطلاعات ديگر استفاده كنيد، مرحلهاي كه در زير آوردهايم را موردتوجه قرار دهيد. آگهي از دانستههاي زير باعث ميشود كه موفقيت كسب و كارتان و فنآوري اطلاعات را مديريت كنيد نه اين كه فنآوري اطلاعات شما و كسب و كارتان، مراحل فوق عباتند از:
1- به درستي كارتان را بشناسيد و هرچه بيشتر دربارهاش بياموزيد.
2- چندتا از خواستهها و اهداف مهمي كه در نظر داريد را مشخص كنيد. ويژگي اين انتخابها «اين همان چيزيست كه ميخواهيم به آن برسيم يا ما «اينجا خواهيم بود.»
3- روندها و رامكارهايي كه به نظر خودتان براي نيل به اين اهداف ضروري هستند را معلوم كنيد.
4- براي سنجش ميزان پيشرفت روند هر مرحله كار معيارها و روشهايي تدوين نماييد.
5- در ابتدا سنجشهاي سادهاي انجام دهيد.
كارها را از آسان به دشوار انجام دهيد.
7- براي اين كه مديريت كل پروسه راحتتر انجام شود، نرمافزاري تهيه كنيد.
8- هرچند وقت يك بار و به طور منظم نتايج كارتان را با همكاران خود مطرح كنيد، باهم آنها را تفسير كنيد و براي رفع اشكالات و بهبود نتايج اقدام نماييد.
BY: Keith Denton Ph.D
مترجم: آذين صحابي