[1]IT و چالشهاي پيشروي مديران
85/11/08
فرض كنيد به فناوري نويني احتياج داريد اما منابع لازم را در اختيار نداريد. فرض كنيد آنقدر سرتان شلوغ است و مشغول حل و فصل مشكلات هستيد كه ديگر وقتي براي برنامهريزي براي آينده نداريد. فرض كنيد آنقدر مقررات جديد برايتان وضع شده كه فرصت نكردهايد كارمندانتان را با آنها آشنا كنيد و حالا بايد با گروهي كارمند كه توانايي لازم را ندارند و از قابليتهاي كافي برخوردار نيستند كار كرده براي حل مشكلات اقدام كنيد. بسياري از مديران شركتها لازم نيست براي تصور اين موقعيتها به خود فشار بياورند. اينها شرايطي هستند كه كماكان براي هر مديري پيش مي آيد و حقيقت اين است كه كار كردن در يك بازار متوسط مشكلتر است. شركتهايي كه درآمد سالانهيي بالغ بر 50 ميليون دلار تا يك ميليارد دلار دارند نيز با اين مشكلات روبرو هستند. آنها نيز در كسب منابع، مديريت زمان و رفتار با كارمندان با مشكل روبرو هستند. اما روش برخورد مديراني كه در بازارهاي متوسط فعاليت ميكنند با روش برخورد همكاران ثروتمندتر آنها متفاوت است. هنگامي كه در شركتهايي با بازارهاي بزرگ مشكلي پيش ميآيد آنها مستقيما موضوع را به مقامات بالاتر گزارش ميكنند اما در شركتهاي كوچك موضوع در ابتدا به مقامات رده دوم اطلاع داده ميشود كه اين كار به نوبه خود برقراري ارتباط را مشكل ميكند. «لاري مكاب» كه نايب رييس يك گروه تحقيقاتي است كه در زمينه بازارهاي كوچك و متوسط فعاليت ميكند، ميگويد: «مديران بازارهاي متوسط هميشه در حال جنگند» اما سودي كه نصيبشان ميشود اين است كه اگر در اين نبرد موفق شوند، از شركتهاي بزرگ انعطافپذيري بيشتري خواهند داشت. «مكاب» عقيده دارد كه اگر اين شركتها دورانديش باشند و بتوانند وضعيت بازار را در آينده پيش بيني كنند، ميتوانند از يك شركت بزرگ موفق تر باشند و بهتر بتوانند خود را با شرايط گوناگون سازگاري دهند.
مديرعاملهايي كه ميتوانند زيركانه و با مهارت مشكلات پيش رويشان را از سر راه بردارند، اگر قدري نبوغ داشته باشند ميتوانند موفقيت خود را تضمين كنند. «لاري بونفانت» يكي از همين مديرعاملان است كه هميشه براي پيروزي در ميدان نبرد، سلاح ابتكار و نوآوري را به كار مياندازد. اين مدير و افرادي نظير او فيلسوفانه از چالشهاي پيشرويشان صحبت ميكنند و ميگويند كه آنها بايد دو يا سه برابر مديران شركتهاي سرآمد كار كنند تا موفق شوند. «لاري بونفانت» مديرعامل انجمن تنيس ايالات متحده آمريكا (USTA) مي گويد: «به نظر شما آيا مديريت يك كسب و كار كوچك سختتر از يك شركت بزرگ است؟ بله قطعا همين طور است.» USTA يك سازمان 220 ميليون دلاري است كه مسابقات سالانه تنيس US.Open را برگزار ميكند. «بونفانت» عقيده دارد كه در يك شركت كوچك شما هر روز با چيز تازهيي مواجه ميشويد و هيچ روزي مثل روز قبل نيست. مدير عاملان شركتهاي بزرگ ميكوشند با پيشبيني چگونگي توسعه سيستم ها در آيندهيي نزديك، هزينهها را به حداقل برسانند. اما در شركتهاي متوسط اين برنامهريزي قدري دشوار است چرا كه راهبران اين موسسات با مسائل و مشكلات بسياري مواجه هستند. اين مديران اينچنين رويهيي را به عنوان واكنش خود در برابر اين تغييرات سريع ميدانند و استراتژي هاي مرتبط با آن را، وسيلهيي ميدانند كه توسط آن ميتوانند جايگاه خود را در بازار حفظ كنند. «لاري بونفانت» در اوايل كارش، به عنوان مدير اجرايي بخش IT در يك شركت بزرگ داروسازي مشغول فعاليت شد. او در آن شركت، ميتوانست اگر با مشكلي نامعمول روبرو شد، براي حل آن به مقامات بالاتر مراجعه كند. اما حالا كه شركت كوچكي با تعداد محدودي كارمند دارد، بايد شخصا در تمامي فعاليت ها حضور داشته باشد و مطمئن شودكه تمامي فعاليتها به طرزي مناسب و كارآمد در جريان هستند.
حالا بياييد براي درك بيشتر قضيه به خود شركت US.Open ، نگاهي بيندازيم. در مسابقات آخر تابستان 185 ميليون دلار عايد شركت شد. «بونفانت» و هشت كارمند او براي بودجه تمام سال 6 ميليون دلار وضع كرده بودند و بايد بخشي از اين 6 ميليون دلار را صرف تهيه تجهيزات لازم براي برگزاري تورنمنت ميكردند. مثلا آنها ميبايست سيستم امتياز دهي الكترونيكي به راه ميانداختند و براي گزارشگران ميكروفونهاي بيسيم تهيه ميكردند. اين مدير و تيم فناوري اطلاعاتش به معناي واقعي تمام شهر نيويورك را گشتند تا اطمينان حاصل كنند كه تجهيزات USTA درست كار ميكند.
او مي گويد:«تا خرخره در كار غرق شده بودم.» بونفانت اين تورنمنت را «هيجانانگيز، لذتبخش و خستهكننده» توصيف ميكند. مسابقات US.Open در آن سال هزاران تماشاگر داشت. اعضاي USTA عمدتا از متخصصان ورزش تنيس هستند اما در IT ماهر نيستند. آنها از بونفانت توقع دارند كه در تمامي جلسات آنها شركت كند. او ميگويد كه براي موفقيت يك كسب و كار بايد دايما براي بازاريابي موثرتر تلاش كنند و در همين حال كارمندان نيز مستمرا آموزش ببينند.
شكي نيست كه منابع مالي شركتهاي كوچك و متوسط از منابع مالي شركتهاي بزرگ محدودتر است. از اين رو صاحبان اين شركتها سعي ميكنند با همان بودجه محدودشان، نيازهاي تكنولوژيكي خود را برآورده سازنند. مثلا يكي از روشهاي مورد استفاده اين مديرعاملان اين است كه به جاي خريد فناوري آن را اجاره ميكنند: مثلا با شركتهايي چون Cisco, Dell و IBM قرارداد ميبندند و به مدت سه يا چهار سال تجهيزات تكنولوژي را اجاره ميكنند. در ضمن بر طبق اين قراردادها هزينه رفع اشكالات اين تجهيزات بر عهده شركتهايي است كه صاحب آنها هستند. اين شركتهاي كوچك هزينه استفاده از اين فناوريها را جزيي از مخارج ماهانه خود ميدانند. آنها عقيده ندارند كه با صرف اين هزينهها، بخشي از سرمايهشان از دست ميرود و بايد جايگزين شود.
«گرگ سيك»، مديرعامل شركت Vision Quest كه سالانه درآمدي بالغ بر 70 ميليون دلار دارد، يكي از همين مديراني است كه از اين شيوه بهره گرفته است. «سيك» ميگويد: «شايد بگويند كه مخارج ثابت من چرا اينقدر تغيير ميكنند اما چون فناوري قديمي ما بهبود يافته جاي خود را به تكنولوژي جديد ميدهد، ميتواند مخارج ما را تامين كند.از اين رو بدون يك سرمايهگذاري هنگفت و جديد ميتوانيم به تعادل برسيم.» او ميگويد كه روابط او با اين شركت هاي فناوري براي تامين نيازهايش حياتي هستند. مثلا هنگامي كه او با شركت IBM قرارداد چهارماههيي امضا كرد تا اين شركت بزرگ كامپيوتري شبكهيي با دامنه وسيع (WAN) خلق كند، «سيك» اصرار كرد تا IBM يك مدير پروژه تمام وقت نيز در اختيار او بگذارد تا سيك مجبور نشود براي انجام اين كار كارمند جديدي استخدام كند يا به يكي از كاركنانش آموزش دهد. نتيجه اين مراوده اين شد كه شركت توانست حداقل 75 هزاردلار صرفهجويي كند. «گرگ سيك» ميگويد كه او قصد دارد براي ارتقاي نرمافزار Lawson از نسخه 22/7 به نسخه 03/8 نيز از همين روش استفاده كند.
چالش ديگري نيز پيش روي مديران شركتهاي كوچك و متوسط وجود دارد: براي تمامي مديرعاملان مهم است كه كارمنداني تيزهوش، خلاق و مستعد استخدام كنند. اما به نقل از بررسي "The State of CIO 2006" اين كار براي اين شركتهاي نه چندان بزرگ دشوار است. شركتهاي بزرگي كه بودجه كلان در اختيار دارند، براحتي ميتوانند به اين گونه كارمندان حقوق بيشتري پرداخت كنند اما در شركتهاي متوسط و كوچك، كارمندان بخش فناوري اطلاعات بيش از اندازه كار ميكنند چرا كه نيروي انساني كافي وجود ندارد و به همين دليل سريع فرسوده ميشوند و بسياري از اين كارمندان مستعد، از موسسات كوچك بيرون ميآيند تابه سازمانهايي بزرگتر و ثروتمندتر بروند. مديرعامل شركت Cascade Design راهحلي براي اين مشكل پيدا كرده است: «كن ميدل» پس از مدتها جست و جو براي يافتن يك برنامه ريز كارآمد، راه حلي پيدا كرد. او تصميم گرفت فارغالتحصيلان دانشگاه را مستقيما جذب كند و تمامي خواستههاي آنان براي انجام كار دلخواهشان را برآورده كند: انعطافپذيري، آزادي شخصي و صد البته ابزار و لوازم مسافرت و پيكنيك! تا به امروز اين استراتژي بسيار خوب پاسخگو بوده است. ميدل براي اين كار به كالجهاي محلي ميرفت و با آن دسته از متخصصان كامپيوتر كه جوياي كار بودند، مصاحبه ميكرد. در ابتدا آنها زياد از او استقبال نكردند ولي ميدل قول داد كه با بقيه شركتها كه نميتوانند بيش از يك ميز در اختيار آنها بگذارند، تفاوت دارد. ميدل معتقد است كه جذب نيروهاي مستعد محلي اصلا اشكالي ندارد و اگر هم جوان باشند خيلي بهتر است. هنگامي كه او اين نيروهاي تازه نفس رابه كار گرفت، سخت تلاش كرد تا آنها را حفظ كند. اين لزوما به معناي اين نبود كه حقوق گزافي به آنان پرداخت كند. بلكه اساس كار بر انعطاف پذيري بود. وقتي كه اين جوانان چند روز در شركت كار ميكردند، مشتاق ميشدند و در منزل هم به كار مشغول مي شدند. وقتي مديرعامل مطمئن ميشد كه كارآمد و قابل اعتمادند، به آنها اجازه ميداد كه هر پروژهيي كه بيشتر به آن علاقهمندند را انتخاب كنند.
يكي ديگر از امتيازهاي جالبي كه Cascade براي اين جوانان علاقهمند فراهم كرده اين است كه براي آن كارمنداني كه علاقه به تفريح در فضاي باز داشتند، اين گونه امكانات را فراهم ميكند: وسايلي چون: كيسه خواب، چادرسفري، كفش برفي، كولهپشتي، اجاقهاي سفري و اسبابي از اين دست. با وجودي كه شركت اين ابزار را به رايگان در اختيار كارمندان جوانش نميگذارد اما قيمت فروش آنها بسيار ارزانتر از فروشگاههاي معمولي است. در نگاه اول مديران اين شركتهاي كوچك و متوسط با چالش هاي گوناگوني نظير ديگر شركتها روبرو هستند چون: استخدام كارمندان مستعد، سرمايهگذاري و مديريت زمان. اما علاوه بر اينها اين راهبران كسب و كارهاي كوچك و متوسط بايد دايما سعي كنند تا از منابع در دسترس به حد اعلاء استفاده كنند و در آخر هم بتوانند سود ببرند و اين كاري بسيار دشوار است اما بكارگيري موفقيتآميز فناوري اطلاعات مي تواند براي نيل به اين هدف مديران را ياري دهد. «كن ميدل» ميگويد:«بكارگيري تكنولوژي در شركتي مثل شركت من، هم هيجانانگيز است و هم خستهكننده. اما هر روز وقتي كارم تمام ميشود، با خودم مي گويم اگر در يكي از بزرگترين شركتهاي دنيا هم كار ميكردم، اينقدر لذت نميبردم كه از كار در موسسه كوچك خودم خوشحال و خرسندم.»
مترجم: آذين صحابي