نگاهي به پورتال و جنبه‌هاي كاركردي آن
محمدحسين افتخاري
85/10/26
پورتال در دهه اخير به صورت فزاينده در بين عموم در حال گسترش است و در مورد آن در بخش فناوري اطلاعات و سازمان‌ها بحث‌هاي جدي شكل مي‌گيرد.به طور خلاصه، پورتال يك سيستم مبتني بر وب است كه عملكردها و امكانات متنوعي را به منظور اعتبار دادن و تاييد كاربران مختلف در اختيار آن ها قرار مي‌دهد و براي آنها يك واسط كاربر راحت ، قابل فهم ، شخصي و قابل تغيير به منظور دسترسي آسان به اطلاعات و خدمات فراهم مي‌كند كه اولين و مشخص‌ترين موارد مرتبط با كاربر هستند.در سازمان‌هايي كه از پورتال بهره مي‌برند ، اين سيستم براي سازمان تابع‌هاي متنوعي را به منظور فهرست كردن و سازماندهي مجموعه‌هاي مختلف سازمان ، كليه منابع اطلاعاتي سازمان ،‌ منابع خدماتي براي توزيع بين كاربراني كه به امتيازها خواسته‌ها و علايق ويژه‌اي دارند ، فراهم مي‌كند.بنابراين هدف اصلي از برپايي يك پورتال فراهم آوردن يك گستره بزرگ اطلاعاتي و خدماتي موجود از منابع متعدد براي كاربران مختلف در يك رويه تاثيرگذار است.در واقع از متعدد به متعدد در يك رويه تاثيرگذار بايد به عنوان جوهره يك سيستم پورتال در نظر گرفته شود.اگر مي‌خواهيد خوب بدانيد حقيقت امر اين است كه راه‌حل پورتال سال‌ها پيش توسط اهالي فناوري اطلاعات در تلاش براي جمع‌آوري پتانسيل‌ها و مزايايي كه مي‌توان با استفاده از سيستم‌هاي وب به دست آورد ، به دست آمد.
جنبه كاركردي پورتال
ساختن پورتال راهي است براي جمع كردن كاربردهاي مختلف مبتني بر وب براي پشتيباني دريافت اطلاعات و خدمات به منظور سازماندهي يك سيستم آسان و در دسترس، موثر و يكپارچه شده كه كاربران مختلف مي‌توانند از طريق آن مستقيما و به راحتي به نيازهاي اطلاعاتي و خدماتي خود دسترسي پيدا كنند.
از آنجايي كه اين كاربردهاي وب براي پشتيباني دريافت اطلاعات و خدمات مي‌تواند توسط دپارتمان‌هاي مختلف سازمان مانند توليد، بازاريابي، روابط عمومي، تحقيق و توسعه، امور مالي، منابع انساني و غيره برپا شود پايگاه (Platform) سيستم براي توليد پورتال به پلت فرم‌هايي بستگي پيدا مي‌كند كه براي ميزباني اطلاعات و خدمات سازمان به كار برده شده‌اند.
بسياري از فروشندگان نرم‌افزارهاي كاربردي تجاري محصولات پورتالي را پيشنهاد مي‌كنند كه بتواند به آساني مجموعه محصولات نرم‌افزارهاي كاربردي مرتبط با هم را در يك جا جمع كند. مانند ERP(Enterprise Resource Planning)
چه زماني به پورتال نياز داريم؟
اين روزها بسياري از سازمان‌ها از وب به منظور انتشار اطلاعات خود در مورد ارائه خدمات به مشتريان خود، اعضاي پرسنل، مشتريان و غيره استفاده گسترده‌اي مي‌كنند. سازمان براي اين كه بتواند از عهده نيازهاي گوناگون كاربران خود برآيد، بايد انواع اطلاعات و خدمات موجود خود را كه مي‌تواند براي كاربران مختلف خود فراهم كند، يكجا جمع كند و مطابق نوع تابع‌هاي عملكردي خود روي وب ارائه كند.
به طور كلي، اين بدين معني است كه اطلاعات و خدمات براساس نوع تقسيم‌بندي دپارتمان‌هاي ارائه كننده خدمت گروه بندي مي‌شوند و كاربر بايد از قبل ذهنياتي در مورد اين كه چه نوع اطلاعات يا سرويسي توسط كدام دپارتمان ارائه مي‌شود تا بتواند بدون دردسر زيادي به اطلاعات و سرويس‌ مورد نظر خود دسترسي پيدا كند.
بيشتر اوقات اين امر امكان‌پذير نيست. به خاطر اين كه كاربر ممكن است اطلاعات زيادي در مورد دپارتمان‌ها و يا جايي كه دپارتمان‌هاي زيادي دارد نداشته باشد.
همچنين ممكن است انواع زيادي از سرويس‌ها را ارائه كند كه سرويس مورد نظر كاربر يك زير مجموعه كوچك از آن خدمات باشد.
بنابراين كاربر با مشكل سرباز اطلاعاتي (information overload) مواجه مي‌شود و پيدا كردن اطلاعات و سرويس مورد نظر خود را از بين آن همه اطلاعات و خدمات مشكل و دست نيافتني مي‌بيند.
از آنجايي كه اين رويه يعني «بسياري از سازمان‌ها از وب به منظور انتشار اطلاعات خود در مورد ارائه خدمات به مشتريان خود ، اعضاي پرسنل، مشتريان و غيره استفاده گسترده‌اي مي‌كنند مورد توجه همه سازمان‌ها قرار گرفته است، لذا مشكل مذكور كه كاربران هنگام دسترسي به اطلاعات و خدمت دست به گريبان آن مي‌شوند، مستلزم يافتن يك راه حل اساسي است.
براي كاستن از مشكلاتي كه توضيح داده شد، بايد كاربرپسند بودن بهبود يابد و همچنين امكان دسترسي آسان به انواع مختلف اطلاعات و سرويس‌هايي كه در وب قرار گرفته است براي كاربر فراهم شود. بدين منظور برپايي يك پورتال براي ايجاد كانال بين منابع گسترده اطلاعاتي و بسياري از خدمات براي كاربران گوناگون در يك تعامل اثربخش و بهره‌ور، راه‌حل مناسبي به نظر مي‌رسد.
چنانكه وقتي كاربر به عنوان يك عضو وارد پورتال مي‌شود ، اطلاعات او شخصي شده باشد و خدماتي كه مرتبط با علايق و خواسته‌هاي كاربر باشد طبق پروفايل به او ارائه گردد.
مزاياي پورتال
در واقع يك پورتال عملكردها و خصوصيات مطلوب زير را پشتيباني مي‌كند:
1- اجازه به دپارتمان‌هاي مختلف اطلاعاتي و ارائه كننده سرويس به منظور برپايي و بروزرساني اطلاعات و خدمات خود مطابق پروفايل عمومي آن‌ها – كه مشخصا مربوط به گروه‌هاي مختلف كاربران است – و همچنين نيازهاي خاص اين گروه‌ها در زمان‌هاي معين.
2- ارائه خودكار اطلاعات و خدمات به كاربر طبق پروفايل او در زمان‌هاي مشخص.
3- اجازه به كاربر براي انتخاب اطلاعات و خدماتي كه مورد نظر او هستند و همچنين شخصي‌سازي (customize) ارائه آنها.
4- برپايي اطلاعات و خدمات، بيشتر از منظر كاربر تا راحتي ارائه دهنده خدمت.
5- پشتيباني از امكان «ورود ساده» (single sign-on) به طوري كه مرحله ورود ساده اين اجازه را به كاربر مي‌دهد تا بتواند به منابع اطلاعاتي و خدماتي گوناگون كه توسط سيستم‌هاي كاربردي مختلفي كه به وسيله دپارتمان‌هاي مختلف سازمان فراهم شده دسترسي پيدا كند.

منبع : سایت مدیریت وطرح وتوسعه فناوری اطلاعات وار تباطات